Salam Surat Bisnis yang Berbeda

Dalam bisnis, hubungan membangun kemitraan dan pelanggan setia. Saat menulis surat bisnis, Anda menjalin hubungan sejak awal dengan salam. Apakah Anda mengirim surat pos bisnis atau email, ada berbagai metode yang dapat diterima untuk menyapa pembaca sebagai salam. Pastikan Anda menjaga nada profesional dan sesuai dengan hubungan profesional yang Anda miliki dengan penerima.

Salam Resmi

Gunakan salam formal ketika Anda tidak tahu penerima, memiliki gelar yang lebih rendah atau lebih rendah dari penerima. Salam resmi dalam surat bisnis bersifat tradisional dan diterima secara luas. Mereka harus digunakan ketika Anda tidak yakin tentang cara mengatasi pihak lain.

• Penerima Tidak Dikenal: Ada dua salam yang secara tradisional dapat diterima ketika Anda menulis surat bisnis kepada penerima yang tidak dikenal. Kepada siapa pun yang berkepentingan atau Tuan atau Nyonya yang terhormat menunjukkan rasa hormat kepada siapa pun yang menjadi pembaca yang dimaksud.

• Penerima Diketahui: Saat mengirim surat kepada orang tertentu yang namanya Anda miliki, Anda harus mulai dengan Yth dan menggunakan nama belakang orang tersebut. Jika memungkinkan, identifikasi gender, status perkawinan, dan gelar profesional. Gunakan pengidentifikasi Tuan, Ny ., Nona, atau Ny . untuk menentukan jenis kelamin dan status perkawinan. Saat berbicara dengan dokter, gunakan Dr. sebelum nama belakang. Saat berbicara dengan seorang profesor, gunakan Prof. Identifier digunakan antara Dear dan nama belakang. Misalnya, Yang Terhormat Prof. Jones . Jangan gunakan pengidentifikasi gender jika orang tersebut memiliki pengidentifikasi profesional.

• Spesifik Gender: Ada kalanya Anda memiliki nama lengkap orang tersebut tetapi tidak yakin apakah orang tersebut laki-laki atau perempuan. Perbedaan bahasa, ejaan yang unik, dan nama-nama yang ambigu gender dapat menciptakan kebingungan. Jangan menebak. Ketika tidak yakin tentang jenis kelamin penerima, lupakan pengidentifikasi jender dan gunakan nama lengkap. Misalnya, Jan Jones Yang Terhormat .

Jika memungkinkan, pelajari sebanyak mungkin tentang orang itu untuk membuat salam senyaman mungkin. Ini mungkin memerlukan beberapa menit kerja tambahan, tetapi seringkali menghasilkan respons yang lebih baik.

Salam Semiformal

Jika Anda memiliki kedudukan yang setara dengan penerima atau memiliki hubungan panjang yang membuat Anda memenuhi syarat untuk menjadi lebih ramah, Anda dapat menggunakan salam semiformal. Ini sama dengan yang Anda kirim ke teman untuk reservasi pesta ulang tahun tetapi memberikan nada yang cocok dengan cara Anda berkomunikasi dengan orang tersebut di kehidupan nyata.

• Penerima Kelompok: Jika menggunakan program gabungan surat, dimungkinkan untuk mengirim surat dan salam disesuaikan berdasarkan masing-masing individu. Namun, ada kalanya surat dikirim ke seluruh grup dan tidak individual. Dalam hal ini, identifikasi kelompok secara kolektif. Misalnya, hadirin yang terhormat, kolega yang terhormat atau tim yang terhormat dapat diterima.

• Individu Pria atau Wanita: Dalam surat yang kurang formal, Dear masih digunakan tetapi dengan nama depan orang tersebut. Tidak diperlukan pengidentifikasi. Sekali lagi, ini harus dalam kasus di mana Anda sudah berdasarkan nama depan dengan penerima. Misalnya, Dear Joe berfungsi jika Anda tidak menelepon Joe Mr. Jones secara langsung.

• Salam Digital Umum: Email cenderung mengikuti pedoman gaya yang lebih santai. Sekali lagi, tentukan hubungan dan kesesuaian menggunakan salam yang kurang formal seperti Hi atau Good Afternoon . Jika ragu, bersandarlah pada sisi yang sedikit lebih tradisional untuk menghindari gangguan seseorang yang bisa menganggap salam Anda sebagai kurang hormat. Seperti halnya segala sesuatu dalam bisnis, pahami dengan siapa Anda berkomunikasi untuk membuat tekad itu.

Salam semiformal digunakan dalam surat pos dan korespondensi email. Email pada dasarnya kurang formal, dan salam ini lebih banyak digunakan dalam email daripada salam formal.

Pertimbangkan Nada Seluruh Surat

Adalah satu hal untuk memilih salam yang profesional. Sama pentingnya dengan salam yang cocok dengan nada surat itu. Anda mungkin bersahabat dengan seseorang, tetapi jika Anda menguraikan persyaratan untuk kontrak baru, surat itu akan formal. Salam harus sesuai dengan nada dan harus tradisional seperti Dear Mr. Smith . Tidak cukup untuk mengambil salam yang terasa benar. Surat bisnis dibangun karena suatu alasan dan setiap bagiannya, mulai dari ucapan salam hingga catatan tambahan, dibuat dengan tujuan tertentu.

Uji Tuntas Tentang Penerima

Meluangkan waktu untuk mengetahui nama, jabatan, dan status profesional seseorang sangat berpengaruh dalam korespondensi bisnis. Ini menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme. Hubungi perusahaan untuk berbicara dengan resepsionis atau perwakilan lain dan tanyakan kepada siapa surat harus ditujukan untuk masalah tersebut. Orang sering senang memberi Anda informasi yang diperlukan, meskipun Anda mungkin mengalami masalah dengan penjaga gerbang yang memfilter korespondensi penjualan untuk bos.

Jika Anda tidak dapat memperoleh informasi melalui telepon, buka internet dan cari direktori perusahaan. Gunakan penilaian Anda untuk memutuskan kepada siapa surat itu harus pergi. Bahkan jika itu pergi ke orang yang salah, itu lebih mungkin untuk diteruskan jika itu tidak dimulai dengan salam generik dan tanpa nama.