Cara Menulis Manual Kebijakan Kredit

Kebijakan kredit adalah suatu keharusan bagi semua bisnis yang menyediakan layanan dan barang dagangan kepada pelanggan secara kredit. Kebijakan yang baik menguraikan prosedur untuk mengevaluasi kelayakan kredit pelanggan, untuk memberikan kredit kepada pelanggan yang paling mungkin membayar tagihan tepat waktu dan untuk menetapkan batas pembelian berdasarkan sejarah kredit pelanggan dan kemampuan untuk membayar. Ketika dipatuhi oleh semua karyawan, kebijakan kredit membantu meminimalkan risiko perusahaan karena tidak menerima uang tunai dari penjualan yang dilakukan secara kredit.

1.

Jelaskan tujuan kebijakan kredit di awal manual ini. Nyatakan tanggung jawab keseluruhan departemen kredit, termasuk tugas untuk menilai kelayakan kredit pelanggan dan meminimalkan potensi kerugian yang diakibatkan oleh pemberian kredit kepada pelanggan. Masukkan tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing anggota departemen kredit dan berikan nama karyawan dan informasi kontak.

2.

Termasuk syarat kredit pembayaran yang akan diberikan perusahaan kepada pelanggannya - jumlah hari dari tanggal faktur sampai pembayaran tunai jatuh tempo. Nyatakan persyaratan kredit sebagai angka. Misalnya, jika persyaratan kredit perusahaan adalah net 30 dan faktur pelanggan memiliki tanggal 30 November, jumlah total tagihan jatuh tempo 30 Desember di tahun yang sama.

3.

Uraikan aplikasi kredit dan prosedur persetujuan perusahaan. Nyatakan dengan jelas bagaimana pelanggan harus mengajukan kredit dan dokumen serta referensi yang harus mereka berikan dengan aplikasi tersebut. Tunjukkan karyawan yang bertanggung jawab untuk meninjau aplikasi pelanggan dan proses yang digunakan untuk mengevaluasi kelaikan kredit pelanggan dan batas kredit tertentu.

4.

Tentukan prosedur perusahaan untuk mengumpulkan faktur pelanggan yang beredar. Nyatakan dengan jelas tindakan pengumpulan tertentu yang dilakukan sehubungan dengan berapa hari faktur pelanggan telah lewat jatuh tempo. Misalnya, perusahaan dapat memilih untuk mengirimkan surat tunggakan kepada pelanggan dengan faktur 15 hari melewati tanggal jatuh tempo tetapi melakukan panggilan kehormatan kepada pelanggan dengan faktur yang jatuh tempo 30 hari lewat jatuh tempo. Untuk akun yang lebih bermasalah, pengaturan pembayaran yang terlambat dapat dilakukan, agen penagihan dapat digunakan untuk menagih hutang atau tindakan hukum dapat diambil.