Cara Menulis Kebijakan Perjalanan Perusahaan

Kebijakan perjalanan korporat yang disusun dengan baik melindungi karyawan Anda saat mereka bepergian, mengurangi biaya perjalanan bisnis kecil Anda dan membatasi kewajiban hukum Anda. Kembangkan kebijakan perjalanan yang dimulai dengan pemesanan perjalanan apa pun dan berakhir dengan dokumen yang disimpan staf Anda setelah mereka kembali.

Mulai dengan Permintaan Perjalanan

Mulailah panduan kebijakan perjalanan Anda dengan deskripsi prosedur yang harus diikuti karyawan untuk mendapatkan persetujuan perjalanan. Setiap perjalanan harus disetujui: Hanya karena seorang karyawan menghadiri konferensi atau pameran dagang di masa lalu tidak berarti ia disetujui untuk pergi setiap tahun. Sertakan garis besar tertulis atau formulir yang berisi informasi yang diperlukan yang diperlukan untuk persetujuan perjalanan. Minta karyawan untuk memberikan nama acara jika ada yang terkait dengan perjalanan, tujuan perjalanan, departemen yang akan dikenakan biaya perjalanan, perkiraan total biaya dan tanggal. Tentukan atasan mana, berdasarkan jabatan, yang dapat menyetujui perjalanan untuk karyawan.

Tentukan Opsi

Jangan izinkan karyawan memesan penerbangan atau kamar hotel mereka sendiri tanpa persetujuan dari departemen sumber daya manusia atau akuntansi Anda. Karyawan dapat memesan penerbangan atau hotel yang memberi mereka poin terbang atau poin kamar paling sering, daripada memilih yang paling ekonomis untuk perusahaan. Jika Anda mengizinkan karyawan untuk tetap memegang poin frequent flyer dan kamar, miliki buku akuntansi atau departemen SDM Anda atau setujui semua pemesanan untuk mendapatkan tarif terbaik untuk perusahaan Anda. Jika perusahaan Anda sering menggunakan brosur dan poin kamar untuk membiayai biaya perjalanan karyawan, sertakan fakta ini dalam panduan kebijakan perjalanan Anda. Banyak dari kekhawatiran ini dapat dihindari jika seorang karyawan SDM meneliti setiap perjalanan berdasarkan pada formulir permintaan perjalanan yang disetujui, memesan penerbangan dan kamar-kamar dan membebankan biaya utama ke kartu kredit perusahaan.

Dalam panduan perjalanan perusahaan, beri tahu karyawan Anda jika mereka dapat menyarankan rencana perjalanan alternatif atau pilihan berdasarkan waktu perjalanan yang disukai atau faktor-faktor lain dengan ketentuan bahwa perusahaan membayar tarif terendah yang tersedia, sementara karyawan membayar selisihnya.

Gambarkan Beban

Atur harian untuk karyawan agar mencakup makanan, tip, taksi dan angkutan, panggilan telepon, parkir, dan biaya tak terduga lainnya. Catat dalam panduan perjalanan yang biayanya memerlukan tanda terima untuk penggantian. Misalnya, Anda dapat menentukan bahwa semua pengeluaran lebih dari $ 25 memerlukan tanda terima, atau Anda dapat mengecualikan tanda terima makanan selama total biaya harian tidak melebihi tarif per diem. Tentukan apakah karyawan perlu mengirimkan tanda terima alih-alih laporan kartu kredit untuk penggantian. Pernyataan kartu kredit hanya menunjukkan jumlah total tagihan hotel, misalnya, sedangkan tagihan kamar menunjukkan biaya tak terduga, seperti mini-bar dan penyewaan film, yang biasanya tidak akan ditanggung oleh perusahaan.

Termasuk Prosedur Keselamatan

Mengharuskan karyawan untuk memasukkan nomor telepon hotel tempat mereka menginap, serta nomor telepon seluler sehingga mereka dapat dihubungi jika terjadi keadaan darurat. Mandat bahwa mereka meninggalkan rencana perjalanan mereka, termasuk penerbangan, kereta atau waktu perjalanan otomatis, waktu check-in dan check-out dan waktu pertemuan. Mintalah mereka memberi tahu atasan mereka tentang waktu kedatangan mereka melalui email kantor, bahkan setelah jam kerja. Jika karyawan bepergian ke luar negeri, minta mereka memberi Anda bukti paspor yang masih berlaku, ID pemerintah tambahan, dan alamat serta telepon kedutaan AS di negara itu.

Sertakan Prosedur Penggantian Biaya

Tunjukkan kepada karyawan formulir penggantian yang akan mereka sampaikan ketika mereka kembali. Berikan salinan sampel dengan catatan pada bagian mana pun yang ingin Anda tekankan. Nyatakan dengan jelas prosedur untuk mengajukan permintaan penggantian biaya. Ini dapat mencakup formulir, kwitansi yang diperlukan untuk barang tertentu, nama individu atau departemen tempat permohonan harus diserahkan dan tenggat waktu untuk mengajukan permintaan.