Cara Menulis Surat Pengangkatan Karyawan

Memperluas tawaran pekerjaan melalui surat penunjukan adalah salah satu tugas yang lebih menyenangkan sebagai eksekutif bisnis. Namun, surat itu lebih dari sekadar isyarat niat baik. Ini juga berfungsi sebagai kontrak antara Anda dan calon karyawan. Untuk alasan ini, pastikan untuk memasukkan semua syarat, ketentuan, dan spesifikasi penawaran. Tutup surat itu dengan beberapa kata positif, ingat bahwa surat Anda mungkin menentukan nada untuk hubungan bisnis baru ini.

1.

Persiapkan surat janji temu karyawan Anda dengan kop surat perusahaan. Ikuti blok gaya penulisan surat bisnis. Ini berarti semua garis harus rata kiri. Baris teratas harus memiliki tanggal. Baris berikutnya, empat spasi di bawah, harus mencakup nama dan alamat karyawan, spasi tunggal antar baris. Ruang dua kali dan salam salam. Gunakan nama depan orang itu untuk sentuhan yang lebih pribadi, yaitu, "Dear Jennifer:" Spasi dua kali lagi untuk memulai surat Anda.

2.

Buka surat Anda pada catatan yang hangat dan ramah yang juga merangkum tujuan Anda untuk menulis. Misalnya, Anda dapat mengatakan di paragraf pertama: "Saya senang mengonfirmasi pilihan Anda sebagai manajer pemasaran baru Perusahaan ABC, dengan tanggal mulai Senin, 26 Maret 2012."

3.

Jelaskan tanggung jawab pekerjaan karyawan, jam kerja umum, dan lamanya masa percobaan, jika berlaku. Jika posisi tersebut membutuhkan banyak perjalanan, pastikan untuk menentukan persentase waktu yang diharapkan karyawan di jalan. Sebagai contoh: "Seperti yang kita diskusikan, manajer pemasaran diharapkan untuk melakukan perjalanan ke klien dalam-negara dan luar-negara sekitar 40 persen dari waktu, pada jadwal yang akan ditentukan dengan direktur pemasaran."

4.

Kutip gaji karyawan, tunjangan kesehatan dan ketentuan lain yang dibahas selama proses wawancara. Demi singkatnya, sertakan buku pegangan karyawan dengan surat Anda dan rujuklah ke dalam tubuh surat perjanjian. Pastikan untuk menunjukkan hal-hal menarik lainnya dari buku pegangan ini, yang mungkin termasuk prosedur perusahaan, kebijakan liburan dan liburan dan aturan berpakaian.

5.

Minta calon karyawan untuk menandatangani dan memberi tanggal pada surat di tempat yang ditentukan di bagian bawah surat. Sertakan tanggal di mana Anda ingin surat janji kembali. Beri tahu karyawan tersebut bahwa satu salinan akan dikembalikan kepadanya setelah ditandatangani oleh perwakilan perusahaan yang sesuai.

6.

Tutup surat itu dengan nada positif. Misalnya, Anda dapat menulis, "Kami sangat menantikan tanggapan Anda terhadap surat ini. Kami yakin keterampilan dan latar belakang Anda akan menjadi aset yang berharga. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang penawaran ini, jangan ragu untuk menghubungi saya di 888-123-4567. Sementara itu, selamat dan ketahuilah bahwa kami di ABC Company menantikan hubungan kerja yang panjang dan saling menguntungkan. "

7.

Spasi dua kali, lalu akhiri surat dengan “Hormat.” Spasi empat kali dan tanda tangani surat itu. Sertakan baris untuk tanda tangan dan tanggal karyawan, serta milik Anda, di bagian paling bawah surat itu.

8.

Koreksi ulang dan edit surat Anda sebelum mengirimnya.