Cara Menggunakan Sistem Telepon untuk Melakukan Kontak Dengan Orang-Orang Di Dalam & Di Luar Organisasi Anda

Meskipun kantor modern telah dibanjiri dengan pilihan tambahan dalam komunikasi dengan korespondensi email, telepon seluler, konferensi video dan pesan teks, sistem telepon masih tetap kuat dalam komunikasi. Telepon kantor berfungsi sebagai inti manusia dari kantor Anda, membuat klien Anda tahu bahwa mereka bekerja dengan orang-orang nyata yang peduli dengan kebutuhan mereka. Staf Anda akan perlu memahami aspek teknis dari bekerja dengan sistem telepon Anda serta etiket yang Anda butuhkan dari mereka ketika menggunakannya.

Membuat Panggilan Telepon

1.

Temukan nomor telepon yang benar. Apakah panggilan Anda akan internal atau eksternal, pastikan Anda memiliki nomor yang benar untuk menghemat waktu dan mencapai pihak yang benar. Konsultasikan daftar kontak Anda atau Rolodex untuk menghindari mencapai nomor telepon yang salah.

2.

Hubungi nomor telepon dan buat kontak dengan penerima panggilan yang Anda maksudkan. Pastikan Anda telah menghubungi orang yang tepat dan sapa dia dan beri tahu dia dari mana Anda menelepon dan alasan panggilan Anda. Pertahankan nada ramah dan profesional sepanjang panggilan Anda.

3.

Tuliskan informasi penting saat Anda melanjutkan situasi sehingga Anda tidak perlu meminta orang lain untuk mengulangi informasi sehingga Anda akan memilikinya dan mudah diakses.

4.

Ringkas diskusi Anda dan pastikan bahwa Anda berdua tidak meninggalkan sesuatu untuk dikatakan dan bersiaplah untuk mengakhiri panggilan dengan ramah dan profesional.

Menerima Panggilan Telepon

1.

Jawab panggilan telepon dengan cara yang ramah dan profesional, serta sesuai dengan protokol kantor Anda. Pastikan Anda tahu apakah majikan Anda ingin Anda menjawab panggilan termasuk nama lengkap perusahaan Anda bersama dengan nama pribadi Anda. Menjawab panggilan dengan cara yang seragam memberikan proyeksi kepercayaan dan kohesi perusahaan Anda.

2.

Identifikasi penelepon. Cari tahu siapa yang ingin dihubungi dan jika Anda dapat memberikan penerima panggilan yang dimaksud informasi tambahan apa pun sebelum Anda mentransfernya. Catat informasi ini sehingga Anda dapat memberikan informasi secara akurat kepada orang yang menerima panggilan. Dengan memberi penerima panggilan informasi penelepon yang masuk, ia dapat menanggapi namanya dengan namanya.

3.

Transfer panggilan telepon ke karyawan yang benar. Informasikan dengan sopan kepada penelepon bahwa Anda akan mengarahkannya ke karyawan yang tepat. Berterima kasih padanya dan menawarinya hari yang baik. Setelah Anda mencapai penerima panggilan, beri tahu siapa yang menelepon dan apa yang menjadi referensi panggilan tersebut.

4.

Ambil pesan atau kirim pemanggil ke pesan suara jika penerima panggilan yang dimaksud jauh dari mejanya. Pastikan penerima memiliki informasi yang benar, catat atau siapkan email untuk dikirimkan kepada penerima. Jika kantor Anda sangat bergantung pada sistem pesan suara, kirim panggilan pesan suara penerima. Pastikan Anda mengirim penelepon ke ekstensi yang benar.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Daftar kontak
• Papan pesan

Kiat

• Tunjuk karyawan untuk memeriksa kotak pesan suara kolektif perusahaan untuk memastikan tidak ada panggilan yang hilang.
• Sistem pesan suara sering memiliki batas dalam kotak. Hapus pesan ketika Anda telah mendamaikan masalah untuk memastikan Anda memiliki banyak ruang untuk panggilan dan masalah baru.
• Atur salam pesan suara pribadi agar penelepon masuk Anda bahwa mereka telah menghubungi orang yang tepat. Jadikan semua hal pribadi dengan pesan yang ramah dan profesional.

Peringatan

• Tidak membalas panggilan dapat merusak reputasi perusahaan Anda dan kehilangan bisnis untuk Anda. Pastikan karyawan Anda segera membalas panggilan telepon, memberikan sebanyak mungkin bantuan dan informasi.