Cara Menggunakan Teknologi untuk Meningkatkan Bisnis Anda

Usaha kecil dapat memperoleh manfaat besar dari penerapan teknologi yang bijaksana, tetapi proses penetapan tujuan, memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, dan menerapkannya sebagai bagian dari alur kerja Anda dapat menjadi ladang ranjau. Berfokuslah pada manfaat nyata dari teknologi alih-alih mur dan baut, dan jangan berhemat pada garis bawah saat dapat menghasilkan manfaat nyata.

1.

Brainstorming daftar perbaikan proses bisnis yang mungkin dapat Anda sadari dari implementasi teknologi. Daftar Anda harus mencakup tiga kategori: perbaikan yang Anda tahu dimungkinkan, dan yang merupakan persyaratan inti untuk pengeluaran Anda; daftar keinginan hal-hal yang ingin Anda miliki, tetapi yang mungkin merupakan upaya pengembangan di masa depan; dan daftar hal-hal yang akan mengubah cara Anda melakukan bisnis, tetapi yang mungkin tidak mungkin. Tiga target ini memberi Anda tujuan implementasi saat ini, serta target pengembangan di masa depan - dan mungkin tujuan transformasional Anda bisa jauh lebih mudah untuk dicapai daripada yang Anda harapkan.

2.

Tentukan apakah Anda bermaksud untuk mengembangkan teknologi ini menggunakan sumber daya in-house, atau melalui konsultasi luar. Hampir setiap teknologi alur kerja utama membutuhkan penyesuaian yang luas, prosedur implementasi dan pelatihan. Usaha kecil terkadang dapat diperoleh dengan murah menggunakan anggota staf yang mahir secara teknologi - tetapi kesalahan yang dilakukan pada awal proses dapat meningkatkan biaya di kemudian hari ketika Anda beralih ke dukungan profesional dari luar.

3.

Hindari menentukan teknologi tertentu jika Anda tidak memiliki keahlian teknis untuk mengevaluasinya dengan benar. Tujuan dari proses manajerial pada tahap ini adalah untuk menentukan tujuan dan kendala anggaran; manajer non-teknis yang menikahi teknologi tertentu terlalu dini dapat kehilangan penghematan biaya yang besar, dan memilih teknologi yang tidak paling cocok untuk pekerjaan itu.

4.

Sirkulasikan permintaan Anda untuk proposal di antara konsultan dan pelaksana luar, atau buat suatu proses internal untuk melakukan hal yang sama di antara staf Anda jika Anda menyimpan pekerjaan di rumah. Implementasi teknologi besar tidak akan berhasil jika ditambahkan ke beban kerja karyawan yang ada. Implementasi teknologi yang tepat dapat lebih dari sekedar pekerjaan penuh waktu di dalam dan dari diri mereka sendiri. Anggota staf dialihkan ke implementasi teknologi harus memiliki tugas yang ada dipindahkan ke sumber daya staf lain.

5.

Negosiasikan kerangka waktu, anggaran, dan tolok ukur implementasi dengan sumber daya staf eksternal atau internal Anda. Jika Anda bekerja dengan konsultan luar, kontrak Anda harus mencakup perlindungan agar tidak melebihi anggaran dan jadwal. Demikian juga, konsultan akan melindungi perusahaannya sendiri dengan menetapkan persyaratan spesifik pekerjaan yang harus diselesaikan, dan membebankan biaya tambahan kepada Anda jika Anda mengubahnya selama kontrak.

6.

Kembangkan jadwal implementasi, termasuk langkah-langkah berikut: uji penyebaran untuk meninjau pekerjaan; pelatihan, jika perlu; fase transisi dari alur kerja saat ini ke teknologi baru; dan penyebaran produksi teknologi lengkap. Fase terakhir ini biasanya diikuti oleh proses berulang, di mana peningkatan teknologi dikumpulkan dari staf yang memiliki pengalaman langsung bekerja dengannya. Jika anggaran dan waktu memungkinkan, terapkan siklus peningkatan baru untuk teknologi Anda untuk memastikan Anda mendapatkan yang terbaik dari itu.

Tip

• Kesalahan paling umum yang dibuat oleh usaha kecil adalah berhemat pada anggaran untuk perbaikan teknologi. Jika perusahaan Anda memiliki 20 karyawan, dan masing-masing menghemat 30 menit seminggu dari implementasi, itu adalah biaya staf yang lebih rendah 500 jam per tahun. Bergantung pada gaji rata-rata per jam dari staf Anda, sangat tidak masuk akal untuk membatasi anggaran untuk teknologi tersebut hingga $ 1.000 atau kurang.