Cara Memulai Rapat

Rapat terkadang dipandang sebagai kejahatan yang diperlukan dalam bisnis. Pertemuan yang baik informatif dan menarik, tetapi pertemuan yang buruk berjalan tanpa henti tanpa cahaya yang jelas di ujung terowongan. Untuk menjalankan pertemuan yang berhasil yang menarik perhatian, atur nada yang tepat dari awal.

Perkenalkan Para Pemain

Itu selalu merupakan ide yang baik untuk membuat perkenalan di awal pertemuan. Meskipun para peserta mungkin saling kenal, itu menegaskan tujuan pertemuan untuk menyatakan perspektif bisnis yang dibawa masing-masing orang ke meja.

Jika peserta belum bertemu sebelum pertemuan, perkenalan sangat penting. Izinkan setiap orang untuk memperkenalkan dirinya dan membuat pernyataan singkat tentang minat yang diwakilinya. Jika misi kelompok adalah untuk bertukar pikiran, menyelesaikan proyek atau menyelesaikan masalah, mulailah pertemuan dengan beberapa pemecah es untuk melibatkan dinamika kelompok sebelum menangani tugas. Permainan asah otak sederhana, permainan nama atau kegiatan yang menguji keterampilan berpikir kritis akan merangsang percakapan dan memberi energi pada otak.

Nyatakan Agenda

Selain siapa yang ada di ruangan itu, peserta rapat ingin tahu apa yang akan dibahas, mengapa itu penting dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Agenda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini. Agenda cetak memungkinkan peserta rapat untuk mengikuti alur pertemuan dan membuat catatan di mana diperlukan. Agenda ini juga berfungsi sebagai pedoman bagi fasilitator, terutama jika masalah tersesat. Mem-posting perkiraan waktu di depan setiap item agenda membantu menjaga agar rapat tetap berjalan dan mengakhirinya tepat waktu.

Biarkan mereka makan kue

Jika pertemuan diperkirakan akan berlangsung lama, mulailah dengan makanan dan minuman ringan. Ini bukan hanya etiket pertemuan yang baik untuk menyehatkan para hadirin, tetapi juga membantu agar orang-orang tetap fokus pada rapat diskusi alih-alih menggeram. Rapat pagi harus selalu memiliki kopi yang tersedia untuk pecandu kafein. Pilih item penyegaran yang ringan dan akan membuat otak fokus seperti air, minuman ringan dan makanan ringan jari. Undang hadirin untuk datang lebih awal untuk bersosialisasi tentang minuman sebelum turun ke bisnis yang serius.

Kiat

Pastikan rapat dimulai pada waktu yang ditentukan. Karyawan harus menyesuaikan jadwal untuk mengakomodasi kehadiran rapat. Menunda dimulainya pertemuan bisa tampak tidak sopan bagi mereka yang datang tepat waktu. Anda ingin rapat dimulai dengan nada positif, sehingga nada yang tepat ditetapkan sejak awal.

Tinjau setiap item terbuka dari pertemuan sebelumnya sebelum memulai agenda saat ini. Tindak lanjuti tugas yang ditugaskan sehingga karyawan dapat melaporkan temuan.

Minta peserta rapat untuk membungkam ponsel untuk meminimalkan gangguan.