Cara Menulis Email Bisnis ke Pelanggan untuk Pesanan yang Tidak Benar

Email bisnis melayani banyak tujuan ketika dikirim berkenaan dengan pesanan yang tidak akurat. Ini berfungsi sebagai dokumen hukum, permintaan maaf, dan resolusi. Ia mencoba untuk memperbaiki ketidakakuratan, sambil tetap mempertahankan pelanggan. Email yang efektif memberikan informasi yang jelas dan prosedur yang dapat dicapai yang memandu pelanggan dengan lancar melalui proses resolusi pesanan.

Perlakukan email sebagai salinan elektronik. Sertakan semua item formal dari surat bisnis standar dalam email bisnis Anda. Sebutkan tanggal tanggapan dan ikuti dengan nomor pesanan yang berlaku dan salam profesional, seperti "Dr. A. Smith yang terhormat" atau "Mr. John F. Smith yang terhormat."

Gunakan paragraf pertama email Anda untuk memberikan pengantar singkat. Perkenalkan diri Anda, uraikan informasi pesanan, dan pastikan pelanggan bahwa ketidaktepatan akan diperbaiki.

Jelaskan secara spesifik urutannya dalam paragraf berikut. Sebutkan informasi produk yang seharusnya diterima pelanggan terhadap apa yang sebenarnya dikeluarkan. Jelaskan opsi yang tersedia untuk menyelesaikan pesanan yang tidak akurat dan langkah-langkah yang akan diambil perusahaan untuk mempercepat resolusi, seperti pengiriman ekspres atau pengiriman pada hari yang sama. Bersikaplah jelas dan sopan.

Gunakan paragraf terakhir untuk menunjukkan penghargaan. Terima kasih kepada pelanggan atas bisnis dan kesabarannya. Berikan informasi kontak dan jam kerja perwakilan atau departemen yang dapat membantu pelanggan dengan pertanyaan dan masalah apa pun. Ingatkan pelanggan untuk referensi nomor pesanan saat menghubungi departemen dengan pertanyaan dan masalah.

Akhiri email bisnis dengan penutup profesional, seperti "Salam" atau "Terima kasih."

Gunakan format gaya blok untuk email Anda, dengan semua teks mulai rata di margin kiri. Gunakan font dan ukuran yang mudah dibaca, seperti Times New Roman 12 atau Arial 10, dan sertakan spasi ganda antara setiap paragraf.