Do & Don'ts of Business Communication

Upaya untuk memberikan versi bahasa Spanyol dari surat suara pemilihan lokal di Massachusetts mengambil giliran yang lucu ketika seorang kandidat diberi label "capung saat ini" bukan "sheriff saat ini." Kesalahan surat suara dihasilkan dari kesalahan satu huruf dalam terjemahan teks dan menyebabkan penarikan ratusan ribu surat suara, kolumnis catatan Dianne Williamson. Kesalahan seperti ini menggambarkan pentingnya menjaga komunikasi bisnis yang harus dan tidak boleh dilakukan dalam pikiran.

Komunikasi tertulis

Jangan menyusun surat bisnis, memo, atau selebaran, lalu cetak atau bagikan tanpa mengoreksi materi terlebih dahulu. Untuk memastikan keakuratan, yang terbaik adalah mengarahkan teks ke mata kedua; minta rekan kerja untuk mengoreksi juga. Seperti yang ditunjukkan kesalahan surat suara Massachusetts, ini sangat penting jika Anda menggunakan teks yang diterjemahkan ke bahasa lain. Rekrut penutur asli bahasa itu untuk mengoreksi teks dan memastikan bahwa itu menyampaikan pesan yang Anda maksud. Jangan menganggap orang yang menerjemahkan materi itu sempurna.

Saluran Komunikasi

Jangan mencoba menjelaskan rencana atau keputusan bisnis yang rumit atau kontroversial dalam surel. Atur rapat karyawan di mana Anda dapat menjelaskan masalah ini dan menanggapi pertanyaan karyawan. Membuat pengumuman ini secara langsung memungkinkan Anda untuk mengukur umpan balik nonverbal dan menghindari kesalahpahaman yang mungkin timbul dari email yang salah ditafsirkan. Ingatlah bahwa email mungkin juga bukan saluran komunikasi terbaik untuk menyampaikan kabar baik. Sebagai contoh, seorang karyawan dapat menemukan pujian tentang pekerjaannya pada suatu proyek yang jauh lebih bermakna jika Anda meluangkan waktu untuk mampir ke mejanya dan mengirimkannya secara langsung.

Terminologi

Jangan sertakan jargon, akronim, atau istilah teknis saat berkomunikasi tentang bisnis Anda dengan publik atau karyawan nonteknis. Mereka yang tidak terbiasa dengan akronim industri Anda mungkin kehilangan potongan dari pesan yang Anda ucapkan saat mereka mencoba menguraikan akronim yang Anda gunakan dalam kalimat sebelumnya. Jargon dan istilah teknis dalam bahan tertulis dapat menyebabkan pembaca melemparkan materi pemasaran Anda alih-alih mencoba menguraikannya. Istilah yang membingungkan membuat anggota audiens Anda merasa seperti orang luar, efek yang Anda tidak ingin miliki pada pelanggan atau karyawan. Hindari menggunakan frasa menarik terbaru yang menembus budaya Amerika. Fokus alih-alih istilah yang bisa dipahami oleh siswa kelas tujuh.

Kejujuran dan Keringkasan

Katakan yang sebenarnya atau akui saat Anda tidak siap untuk membahas suatu topik, tetapi jangan berbohong kepada karyawan atau pelanggan. “Daripada berbohong, latih diri Anda untuk menjawab, 'Saya tidak bebas berkomentar, ' atau, 'Saya tidak bisa menjawabnya sepenuhnya sekarang, ' ketika ditanya tentang topik rahasia atau sensitif, ” saran pelatih bisnis Stever Robbins. Jaga komunikasi singkat jika memungkinkan. Penelitian dari University of Tennessee menunjukkan rata-rata orang dewasa memiliki rentang perhatian 20 menit, majalah Notes Inc. Tanyakan pada diri sendiri seberapa penting setiap informasi sebelum memasukkannya dalam surat, email, atau presentasi. Saat berbicara dengan suatu kelompok, buat penonton terlibat dengan mengajukan pertanyaan, menggunakan klip video pendek dan menceritakan kisah yang menggambarkan poin-poin utama Anda.