Cara Menggunakan Komunikasi untuk Mempertahankan Struktur Organisasi dalam Proyek

Terlepas dari sifat proyek bisnis Anda, komunikasi yang tepat sangat penting untuk kesuksesan. Membawa proyek tepat waktu dan sesuai anggaran memerlukan input dan kerja sama dari setiap anggota tim, dan sangat penting bahwa setiap anggota tim menjaga jalur komunikasi yang jelas dengan manajer proyek di semua tahapan proyek. Ada sejumlah alat dan teknik yang dapat digunakan manajer dan pemimpin proyek untuk memastikan semua orang membuat kemajuan ketika pendekatan tanggal akhir proyek mendekati.

Pastikan semua orang di tim menggunakan produk komunikasi yang sama. Setiap orang yang bekerja di proyek harus berbagi produk komunikator instan untuk meningkatkan komunikasi departemen. Pengguna juga harus menggunakan platform email yang sama karena ini akan membuat janji penjadwalan, mengirim lampiran dan berbagi catatan lebih mudah.

Jadwalkan rapat mingguan tetap di awal proyek, dan patuhi jadwal rapat seketat mungkin. Meskipun akan selalu ada keadaan darurat yang memaksa penjadwalan ulang, atau bahkan pembatalan, pertemuan status proyek, penting untuk bertemu sesering mungkin. Pertemuan rutin adalah cara terbaik untuk mengidentifikasi kemungkinan masalah yang dapat memaksa proyek untuk ketinggalan jadwal.

Siapkan ruang kerja bersama di Internet atau intranet perusahaan, dan gunakan situs itu untuk berbagi dokumen daripada mengirim email rencana proyek dan catatan bolak-balik. Hubungi administrator jaringan Anda untuk membuat situs khusus untuk proyek Anda.

Jadwalkan pertemuan satu lawan satu dengan anggota kunci tim proyek sebagai pendekatan tenggat waktu yang penting. Minta anggota tim untuk membawa item proyek yang bisa dikirim ke rapat agar bisa ditinjau. Banyak proyek gagal karena anggota tim berpikir mereka berada di jalurnya padahal sebenarnya mereka mengerjakan sesuatu yang berada di luar ruang lingkup proyek yang sebenarnya.

Berkomunikasi dengan tim manajemen secara teratur ketika proyek berlangsung. Pastikan tim manajemen memahami ruang lingkup proyek dan bagaimana kemajuannya. Berikan pembaruan rutin pada proyek, dan jadwalkan pertemuan satu-satu dengan manajer yang relevan jika proyek berada dalam bahaya karena tidak sesuai dengan jadwal atau melampaui anggaran.