Cara Memberikan Umpan Balik Konstruktif pada Evaluasi Karyawan

Evaluasi karyawan tidak boleh menjadi latihan dalam kritik dan penolakan. Alih-alih, berikan kritik yang membangun dengan memberi tahu karyawan itu apa yang dia lakukan dengan baik dan tidak begitu baik, dan dia bisa meningkat. Jika Anda menyampaikan kritik yang membangun dengan niat baik, karyawan Anda harus merasa didorong dan diberdayakan untuk melakukan perubahan daripada merasa diremehkan dan berkecil hati.

1.

Berbicaralah dengan karyawan dalam suasana pribadi, seperti ruang konferensi di mana tidak akan ada meja yang memisahkan Anda dan karyawan Anda. Jangan pernah memberikan umpan balik yang konstruktif di depan orang lain. Ini tidak profesional dan mungkin membuat karyawan merasa tidak nyaman.

2.

Beri tahu karyawan tujuan rapat sebelum menyampaikan evaluasi. Katakan padanya apa yang ingin Anda capai, seperti, "Kami bertemu hari ini untuk membahas kinerja Anda selama tiga bulan terakhir. Saya ingin berbicara tentang beberapa pencapaian Anda dan menawarkan saran tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan kinerja Anda dalam satu atau dua area. " Ini mengatur nada untuk rapat dan membuka dialog di antara Anda.

3.

Jelaskan evaluasi Anda poin demi poin. Spesifik saat memberikan umpan balik. Kalau tidak, itu tidak akan memenuhi syarat sebagai konstruktif. Misalnya, hindari generalisasi seperti, "Laporan penjualan Anda perlu sedikit kerja." Sebagai gantinya, beri tahu karyawan secara spesifik bidang mana yang perlu dikerjakan. Misalnya, jika karyawan tidak memberikan detail yang cukup tentang panggilan penjualannya, katakan padanya ia harus memberikan catatan rinci tentang upayanya untuk membuka akun baru dan mempertahankan akun Anda saat ini.

4.

Berikan pujian sebelum menyampaikan kritik konstruktif untuk mengurangi dampaknya. Jika karyawan itu adalah agen layanan pelanggan, misalnya, katakan padanya Anda telah memperhatikan bahwa dia ramah dan menarik ketika bertemu langsung dengan pelanggan. Setelah itu, beri tahu daerahnya dia perlu meningkatkan, seperti menjadi kurang singkat dan meremehkan ketika berbicara dengan pelanggan melalui telepon.

5.

Akhiri umpan balik konstruktif Anda dengan pujian penutup untuk menginspirasi karyawan untuk meningkat. Misalnya, Anda dapat mengatakan kepada karyawan itu, "Pelanggan sudah menyukai Anda, jadi berusahalah lebih ramah ketika berbicara kepada mereka di telepon untuk memperkuat komitmen mereka kepada Anda sebagai kontak mereka."

6.

Dengarkan umpan balik karyawan dan catat untuk dimasukkan dalam file evaluasi karyawan. Mengutip apa yang dia katakan untuk memastikan Anda mengerti. Misalnya, karyawan itu mungkin berkata, "Kadang-kadang, saya mengerjakan sesuatu yang lain ketika seorang pelanggan menelepon saya dan yang saya pikirkan hanyalah mematikan telepon." Anda dapat menjawab, "Jadi, Anda merasa terganggu ketika seorang pelanggan menelepon dan menyela apa yang Anda lakukan?" Setelah itu, tawarkan saran khusus untuk perbaikan: "Cobalah menarik napas panjang dan tersenyum sebelum menjawab telepon. Ini dapat membantu Anda rileks dan fokus membantu pelanggan."

7.

Beri karyawan waktu untuk meningkatkan kinerjanya, jika kinerjanya di bawah harapan. Beri tahu karyawan konsekuensi dari tidak meningkatkan kinerjanya, seperti penangguhan atau pemutusan hubungan kerja. Patuhi kebijakan perusahaan untuk peringatan dan tindakan disipliner untuk menghindari kemungkinan litigasi jika Anda menangguhkan atau memberhentikan karyawan.

8.

Dokumentasikan semua yang Anda diskusikan selama evaluasi: komentar, rencana perbaikan, konsekuensi. Biarkan karyawan mencatat komentarnya sendiri di formulir. Tanda tangani dan beri tanggal evaluasi. Minta karyawan untuk membaca, menandatangani, dan memberi tanggal. Berikan salinan kepada karyawan. Tempatkan salinan di file karyawan.

9.

Tindak lanjuti dan berikan umpan balik informal ketika Anda melihat karyawan berusaha memenuhi tujuan rencana peningkatannya. Kekhawatiran dan dorongan Anda menunjukkan komitmen Anda terhadap kesuksesan karyawan.

Kiat

• Berikan karyawan evaluasi diri untuk diselesaikan sebelum Anda, sehingga ia dapat memperoleh bagian aktif dalam proses evaluasi. Juga, ia mungkin menyentuh area yang tidak Anda sadari atau telah Anda lupakan.
• Evaluasi nada suara Anda saat Anda berbicara kepada karyawan. Pastikan kedengarannya seimbang dan profesional.
• Dapatkan kontak mata dengan karyawan saat Anda berbicara. Ini akan menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda tulus.
• Hindari menerapkan kritik membangun ke lebih dari satu atau dua bidang. Jika tidak, Anda mungkin membuat karyawan kewalahan.

Peringatan

• Jangan membandingkan karyawan dengan rekan kerjanya atau berbicara tentang kepribadian atau sikapnya. Bicara hanya tentang kinerja pekerjaannya.
• Jangan membahas faktor-faktor seperti usia, agama, ras atau orientasi seksual karyawan atau karyawan tersebut dapat menuduh Anda melakukan diskriminasi.