Bagaimana Membuat Karyawan Menulis Prosedur Rinci atas Pekerjaan Mereka

Seringkali orang yang paling dekat dengan jalannya perusahaan Anda adalah karyawan Anda. Karena staf Anda dapat melakukan tugas dan prosedur secara teratur, mereka bahkan mungkin tahu lebih banyak tentang proses ini daripada Anda. Manual yang berisi instruksi prosedural dapat menjadi aset berharga bagi perusahaan Anda. Manual yang paling efektif mungkin merupakan hasil dari input langsung dari karyawan Anda. Dapatkan karyawan untuk menulis prosedur rinci pekerjaan mereka untuk menyusun manual prosedural.

1.

Pilih pekerjaan yang membutuhkan prosedur tertulis. Kegiatan yang orang temukan sebagai tugas yang membingungkan atau rumit dengan banyak langkah mungkin mendapat manfaat dari prosedur. Tugas penting yang harus diselesaikan karyawan tanpa membuat kesalahan juga dapat mengambil manfaat dari prosedur tertulis.

2.

Dorong karyawan untuk berpikir tentang bagaimana mereka melakukan tugas-tugas untuk memulai kesadaran akan proses tersebut. Karyawan mungkin ingin mencatat poin yang ingin mereka ingat tentang bagaimana mereka melakukan tugas. Jika karyawan memiliki instruksi atau manual yang membantu mereka dalam melakukan tugas, mereka harus mengumpulkan bahan-bahan ini.

3.

Kumpulkan semua karyawan yang bekerja bersama dalam suatu tugas (jika ada), dan tulis konsep kolaborasi proses. Gunakan papan tulis atau papan tulis agar semua orang dapat melihat langkah-langkah saat Anda membuatnya, mulai dari langkah pertama dan melanjutkan seluruh proses. Mulailah setiap langkah dengan kata kerja untuk membuat prosedur ini berorientasi pada tindakan dan ringkas.

4.

Diskusikan rancangan prosedur untuk memastikan bahwa itu merangkum proses dengan benar dan tepat. Upayakan instruksi yang singkat dan langsung. Jika Anda dapat menambahkan langkah-langkah dengan memberikan detail singkat tentang mengapa itu penting, tambahkan informasi tambahan ini. Buat revisi atau penyesuaian apa pun yang diperlukan.

5.

Tambahkan diagram atau gambar ke prosedur jika mereka akan membantu pengguna membayangkan proses.

6.

Buat draf akhir prosedur. Baca ulang prosedurnya dan cetak pada kertas standar. Tempatkan prosedur dalam binder, beri label dengan jelas dengan judul di sepanjang tulang belakang binder. Tempatkan pengikat prosedur di dekat area tempat karyawan akan melakukan tugas.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Map