Cara Menulis Email Tindak Lanjut ke Pertemuan Bisnis Hebat

Rapat adalah alat bisnis penting dalam gudang dari setiap pengusaha. Rapat adalah tempat pelatihan karyawan dilakukan, klien potensial diubah menjadi pelanggan setia dan investor dibawa masuk. Rapat bisnis yang hebat layak mendapat email lanjutan yang bagus. Email-email ini dapat digunakan untuk memperkuat poin yang dibuat selama pertemuan, memberikan informasi yang mungkin telah diabaikan dan menggerakkan tindakan tindak lanjut.

1.

Alamat email ke orang yang benar. Periksa ulang alamat email dan ejaan nama kontak Anda. Jika email perlu formal, sertakan judul yang disukai penerima. Meluangkan waktu untuk secara pribadi berbicara dengan setiap orang yang Anda kirimi email memberikan kesan yang baik, terutama jika Anda mencoba untuk membawa bisnis baru atau investor.

2.

Tuliskan baris subjek yang mudah dikenali yang berhubungan langsung dengan rapat. Baris subjek umum, seperti "rapat" atau "pembicaraan kami kemarin, " berisiko dihapus atau tersesat dalam kekacauan kotak masuk yang sibuk.

3.

Tulis pengantar singkat yang mengingatkan penerima tentang alasan pertemuan dan berterima kasih atas waktu yang mereka ambil untuk berpartisipasi.

4.

Tentukan tujuan dari email tindak lanjut. Konten email tindak lanjut akan berbeda tergantung pada alasan pertemuan. Kirim rekap poin penjualan Anda yang paling menarik ke pelanggan potensial. Sertakan daftar poin pelatihan atau penjualan spesifik atau sasaran layanan untuk karyawan. Sertakan lembar data, salinan rencana bisnis Anda atau grafik potensi penjualan kepada investor.

5.

Sertakan tindakan spesifik apa pun yang perlu diambil. Sebutkan tanggal dan waktu untuk pertemuan di masa depan. Berikan garis besar langkah-langkah spesifik yang akan diambil selanjutnya jika Anda sedang dalam proses penjualan atau pelatihan.

6.

Periksa ejaan dan tata bahasa Anda. Gunakan fitur pemeriksa ejaan program email Anda untuk menangkap kesalahan yang jelas. Bacalah secara perlahan dan cari apa pun yang tergelincir oleh spell check. Lakukan koreksi seperlunya.

7.

Sertakan informasi kontak Anda dan lampirkan dokumen tindak lanjut apa pun yang disebutkan selama pertemuan.

8.

Kirim email dalam jumlah waktu yang wajar setelah rapat. Jika Anda berjanji untuk mengirim dokumen-dokumen penting segera setelah pertemuan, tindak lanjuti sebelum akhir hari. Cobalah mengirim email tindak lanjut dalam waktu 24 jam setelah rapat.

Kiat

• Tetap tindak lanjuti email yang ringkas dan relevan. Anda tidak perlu menulis novel sebagai tindak lanjut.
• Tindak lanjuti dengan tindak lanjut. Tanggapi segera jika peserta rapat meminta lebih banyak informasi atau klarifikasi.