Bagaimana Koordinator Acara Menghabiskan Hari Kerja?

Mengharapkan yang tak terduga. Itu bisa menjadi moto dari setiap koordinator acara. Kebanyakan perencana acara sepakat bahwa tidak ada yang namanya hari biasa. Tanyakan saja kepada Carol Rosen, perencana acara khusus bersertifikat dari Los Angeles. Suatu hari, Rosen terhubung dengan vendor baru. Selanjutnya, dia menyusun kontrak acara. Dengan fungsi yang luas dan tenggat waktu yang konstan, bidang ini bergerak cepat dan banyak tuntutan. "Singkatnya, tidak ada cukup jam dalam sehari, dan tidak ada cukup akhir pekan di tahun ini, " kata Lou Ann Dunn, Konsultan Master Pengantin bersertifikat dan pemilik Artful Parties di Salina, Kansas. Namun, stres bisa bermanfaat. Perencana acara mengatakan tidak ada yang lebih memuaskan daripada memberi klien acara impian mereka. Perencanaan acara adalah salah satu profesi terbaik yang ada saat ini, menurut US News & World Report. Angka-angka dari Biro Statistik Tenaga Kerja AS menunjukkan keamanan pekerjaan, dengan pekerjaan para perencana pertemuan dan konvensi diatur untuk tumbuh total 16 persen antara 2008 dan 2018.

Tugas rutin

Perencana acara menghabiskan banyak waktu mereka di kantor. Untuk Rosen, itu berarti banyak jam di komputer atau telepon dengan vendor atau klien, memalu kontrak, jadwal produksi, denah lantai dan rincian lainnya. Rosen mengatakan dia mendapat "banyak, banyak" email dari vendor yang ingin bekerja dengannya atau berada di daftar pilihannya, dan dia menghabiskan waktu setiap hari merujuknya ke sumber-sumber jaringan dan pendidikan. Dari kantor, koordinator acara juga meneliti dan memilih lokasi acara, mengatur layanan pendukung seperti katering, mengatur komunikasi elektronik untuk acara, menegosiasikan perjanjian dengan fasilitas dan pemasok, dan membuat anggaran yang memproyeksikan pengeluaran acara.

Pekerjaan di luar kantor mungkin termasuk menjalankan tugas yang berhubungan dengan acara dan mengadakan pertemuan pembangunan hubungan dengan tempat dan vendor seperti fotografer, katering dan toko bunga.

Pengembangan ide juga merupakan bagian dari pekerjaan. Ketika dia tidak membuat hitung mundur untuk acara besar, Tiffany Klein, perencana acara bersertifikat dengan Rosecrest Special Events di San Francisco, mengatakan dia menjelajahi majalah, Internet, museum, restoran, dan butik untuk dekorasi, vendor, dan ide tempat. "Aku suka masing-masing pihak memiliki twist, dan aku tidak berpikir aku telah melakukan hal yang sama dua kali, " kata Klein. Jika ada acara yang tertunda, Klein sibuk mengonfirmasi menu, berbicara dengan penjual bunga dan katering "jutaan kali" untuk memperbaiki detail menit terakhir, menyematkan pencahayaan, menciptakan bantuan pesta dan mengatur parkir valet dan pemeriksaan mantel, di antara tugas-tugas lainnya. "Ini adalah detail kecil - band jazz yang bermain selama jam koktail, atau tatakan gelas bir vintage Jerman dan bir di pesta Oktoberfest - yang membuat pesta benar-benar istimewa dan berkesan bagi para tamu, " kata Klein.

Rapat Klien

Berkumpul bersama klien adalah bagian besar dari pekerjaan koordinator acara mana pun. Rosen menjadwalkan "hari pertemuan" untuk berkonsultasi dengan klien dalam "suasana santai tapi profesional" di kantor pusatnya. Dia cocok dalam dua pertemuan sehari, dengan waktu antara masing-masing untuk mengatur file yang terkait dengan acara. Dia terutama senang bekerja dengan klien yang meminta hal yang tidak biasa atau tidak praktis - dan menemukan cara untuk mewujudkannya. Misalnya, dia pernah menghasilkan pernikahan dalam tujuh minggu untuk pengantin wanita dengan anggaran kecil dan seorang ibu dengan kanker stadium 4. Sang ibu ada di sana untuk menari di pernikahan putrinya dan meninggal berminggu-minggu kemudian. "Tidak ada yang lebih baik daripada bisa melakukan sedikit keajaiban, " kata Rosen.

Tetapi bekerja dengan klien tidak selalu berjalan sesuai rencana. Harapkan walk-in, atau klien potensial yang datang tanpa janji. "Berjalan-jalan bisa menghancurkan sehari, " kata Dunn. “Ini penilaian tentang bagaimana menangani walk-in. Sangat sulit untuk menolak klien potensial. Tetapi di sisi lain, Anda harus membuat keputusan tentang apa yang terbaik untuk Anda dan bisnis Anda. Di situlah menjadi perencana acara yang berpengalaman membantu. "

Waktu pertunjukan

Waktu krisis bagi koordinator acara datang selama acara berlangsung. Perencana harus siap sedia untuk setiap acara, memantau pengiriman dan pengaturan produk penjual seperti makanan, penerangan atau gerai pameran, dan membantu mendaftarkan peserta dan mengeluarkan lencana nama. Mereka mengatur transportasi ke dan dari acara tersebut dan membantu peserta membuat reservasi penginapan. Juga pada daftar yang harus dilakukan: Memeriksa ruang rapat untuk tempat duduk yang memadai dan peralatan audio visual, dan memastikan acara mengikuti peraturan kebakaran dan tenaga kerja. Koordinator harus mengevaluasi apakah acara tersebut memenuhi tujuan klien, seringkali melalui survei yang meminta umpan balik tentang pengalaman peserta. Setelah pertunjukan, seorang perencana dapat membandingkan biaya dan manfaat acara untuk membantu klien menentukan apakah pengeluaran itu berharga. Bagi Klein, hari acara adalah lapisan gula pada kuenya. “Melihat ruang kelas, ruang makan atau halaman belakang diubah menjadi pesta benar-benar menyenangkan dan memuaskan, ” katanya.

Tuntutan Fisik

Jangan mengharapkan jadwal sembilan sampai lima. Perencana mungkin bekerja lebih dari 40 jam seminggu sebelum acara besar. Selama suatu acara, jam bisa berjalan dari jam 5 pagi hingga tengah malam. Jam akhir pekan juga biasa. Koordinator pertemuan dan pameran dagang sering menghadapi berjam-jam berdiri, berjalan, dan mengangkat persediaan. Untuk Rosen, yang berspesialisasi dalam pernikahan, tekanan membawa hasil besar: "Kegembiraan terbesar adalah membantu seseorang menghasilkan acara sosial yang persis seperti yang mereka bayangkan, dan di mana semua elemen bersatu dengan mulus."