Contoh Berbagai Bentuk Komunikasi Mediasi Teknologi

Teknologi telah merevolusi cara orang melakukan bisnis. Daripada hanya mengandalkan komunikasi tatap muka, pemilik perusahaan dan karyawan mereka memiliki berbagai sumber daya yang dimediasi teknologi yang mereka miliki. Komunikasi yang terkomputerisasi memungkinkan akses langsung ke pelanggan, rekan bisnis, vendor dan karyawan di bagian lain negara dan bahkan dunia. Periksa banyak alat teknologi yang tersedia untuk pemilik usaha kecil untuk melihat mana dari mereka yang dapat Anda manfaatkan dari penggunaan.

Email sebagai Bentuk Standar Komunikasi Bisnis

Email telah menjadi bentuk standar komunikasi bisnis, baik di dalam perusahaan maupun dengan kontak luar. Email dapat dikirim ke individu atau kelompok orang yang semuanya perlu mengetahui informasi yang sama. Jenis komunikasi berbasis teknologi ini memungkinkan Anda untuk menjaga pelanggan, mitra, dan pemangku kepentingan lainnya tanpa percakapan panjang sambil mempertahankan catatan persis apa yang dikomunikasikan. Selain itu, layanan pemasaran email seperti MailChimp dan Kontak Konstan memungkinkan Anda untuk mengirim email yang sama ke semua pihak yang berkepentingan di milis Anda dengan menekan sebuah tombol.

Ponsel Cerdas dan SMS

Sementara berbicara dengan orang-orang di telepon telah agak ketinggalan zaman demi email, SMS telah menjadi bentuk komunikasi bisnis yang paling pribadi. Meskipun Anda mungkin memberikan alamat email Anda kepada banyak orang, nomor telepon / teks pribadi Anda dicadangkan untuk beberapa rekan dekat. Teks singkat untuk karyawan dengan informasi tentang pekerjaan yang sedang mereka kerjakan adalah kunci rendah, tidak mengganggu dan membutuhkan waktu lebih sedikit daripada panggilan telepon.

Ponsel pintar juga memungkinkan karyawan untuk mengambil keuntungan dari berbagai aplikasi manajemen yang dapat membuat pekerjaan mereka lebih mudah, terutama jika mereka berada di luar kantor dan di jalan, bekerja dari rumah, atau bahkan hanya check-in saat berlibur. Bagi banyak bisnis, minicomputer dan alat manajemen ini sangat penting untuk staf penjualan dan manajer yang dapat tetap terhubung dengan karyawan lain dan pembaruan perusahaan.

Alat Manajemen Bisnis

Alat manajemen bisnis memudahkan untuk melacak kemajuan proyek dari awal hingga selesai. Program seperti Wrike, Trello, Salesforce.com dan Basecamp memungkinkan anggota tim untuk menetapkan tugas dalam suatu proyek, mengunggah dokumen, membuat perubahan dan mengomentari karya satu sama lain, mengirim pesan dan memperbarui kemajuan, semuanya di satu tempat.

Program berbagi file lainnya seperti Google Docs, Microsoft OneDrive dan Dropbox juga memungkinkan kolaborasi tim dan komunikasi pada proyek. Individu dapat membuat dan menyimpan dokumen dan kemudian memberikan anggota tim lainnya akses ke dokumen-dokumen itu. Perubahan dapat dilakukan dan dibagikan di antara anggota tim dan disimpan untuk pengambilan nanti. Bahkan jika karyawan bekerja di lokasi atau waktu yang berbeda dalam sehari, upaya kolaboratifnya sederhana, dan tidak ada yang terlewatkan.

Menggunakan Videoconferencing untuk Rapat

Jika bisnis Anda tersebar di berbagai lokasi, Anda dapat menghemat waktu dan uang dengan menggunakan konferensi video untuk rapat dengan staf dari berbagai kantor. Aplikasi seperti Google Hangouts dan Skype memungkinkan Anda untuk melihat satu sama lain saat Anda mengadakan rapat. Hal ini memungkinkan untuk komunikasi tatap muka walaupun peserta terpisah beberapa mil. Ini adalah alat yang sangat berguna untuk menjaga persahabatan di antara personil kantor meskipun jaraknya jauh.

Jejaring Sosial dan Pemasaran Hubungan

Ketika datang untuk memasarkan bisnis Anda, situs jejaring sosial seperti Facebook, LinkedIn dan Instagram dapat menjadi penting untuk mengeluarkan pesan Anda. Karena Anda mengumpulkan "teman" di situs ini, Anda harus menyesuaikan gaya komunikasi Anda dengan pendekatan informal. Situs-situs ini adalah tempat untuk melakukan hubungan pemasaran dan membuat pengumuman tentang produk baru, spesial atau acara yang Anda hosting. Alih-alih promosi penjualan, tempatkan pesan di situs-situs yang kedengarannya cocok untuk teman-teman Anda.

Twitter adalah jaringan media sosial lain di mana Anda dapat menyebarkan pesan Anda dalam tweet singkat. Anda harus memilih kata-kata Anda dengan bijak karena aplikasi membatasi berapa banyak karakter yang dapat Anda gunakan. Tweet mungkin tidak menghasilkan penjualan langsung, tetapi mereka menjaga perusahaan Anda di benak pengikut Anda di pasar.

Blog dan Situs Web Informasi

Blog, atau weblog, adalah bagian penting dari banyak situs web perusahaan. Blog biasanya memberikan informasi tentang produk atau layanan yang menarik minat konsumen. Sebagai ahli di bidang khusus Anda, Anda dapat menawarkan informasi dan fungsi sebagai sumber daya bagi pelanggan dan klien potensial Anda. Ketika orang mencari di internet untuk informasi tentang jenis produk atau layanan tertentu dan menemukan informasi bermanfaat di blog Anda, mereka lebih cenderung mendatangi Anda untuk produk atau layanan terkait yang Anda jual.

Aplikasi Messenger dan Chatbots

Alat lain untuk komunikasi terkomputerisasi dengan pelanggan adalah mengintegrasikan chatbots ke aplikasi messenger di situs web Anda. Menggunakan chatbots dapat mengurangi beban kerja karyawan Anda sekaligus menyediakan layanan pelanggan dasar.

Chatbot adalah layanan otomatis yang berinteraksi dengan pelanggan melalui antarmuka obrolan tanpa kehadiran orang langsung. Chatbot diprogram untuk menjawab pertanyaan tertentu dan memberikan informasi atau bantuan sesuai kebutuhan. Jika perlu, perwakilan layanan pelanggan langsung dapat mengambil alih interaksi untuk memberikan bantuan yang lebih rinci.