Elemen Layanan Pelanggan Yang Sangat Baik

Perwakilan layanan pelanggan (CSR) secara ideal mewujudkan sejumlah kualitas yang menjadikan apa yang seringkali menjadi pengalaman yang tidak menyenangkan di mana transaksi berakhir dengan konsumen yang puas. Karena jalur komunikasi antarpribadi ini mungkin sulit untuk bermanuver, perwakilan layanan pelanggan yang sukses menggunakan berbagai elemen positif untuk mencapai hasil yang sukses ini.

Kesabaran

Baik secara langsung, online atau melalui telepon, protokol layanan pelanggan yang sangat baik berasal dari tempat yang sama, dengan kesabaran menjadi yang teratas dalam daftar. Sifat dasar dari layanan pelanggan adalah untuk membantu orang memperbaiki suatu masalah, sehingga ada peluang baik individu tersebut akan merasa jengkel pada saat ia mencapai CSR. Growth University merekomendasikan untuk tetap tenang dengan menarik napas dalam-dalam dan perlahan-lahan, mengambil waktu sebentar dengan menahan konsumen yang marah, melibatkan seorang penyelia untuk menangani penelepon yang kasar, dan mengingat bahwa meskipun bukan hal yang tepat untuk dilakukan, pelanggan itu menjilat dengan frustrasi dan tidak CSR.

Kelancaran

Semakin cepat masalah terselesaikan, semakin cepat pelanggan akan puas dan dalam perjalanan. Beberapa masalah tidak dapat diperbaiki dengan satu kontak, yang berarti perwakilan layanan pelanggan siap untuk mencapai apa yang dapat dilakukan pada tingkat itu dan kemudian mengarahkan kembali ke departemen yang sesuai untuk resolusi lebih lanjut.

Mendengarkan

Seni mendengarkan adalah komponen penting dari layanan pelanggan yang baik yang tidak selalu dimanfaatkan untuk keuntungan penuhnya. Masalah harus dipahami sebelum diselesaikan, sehingga CSR dapat secara signifikan meningkatkan elemen komunikatif dengan meluangkan waktu untuk mempelajari semua aspek situasi. Cara yang baik untuk memastikan semua informasi terkait telah didengar secara akurat, menurut Profesor Emeritus Bill Huitt, adalah mengulangi kembali poin-poin penting yang dikonfirmasi oleh pelanggan sebagai benar. Selain itu, lihat individu di mata ketika tatap muka untuk membawa koneksi yang lebih besar di mana mendengarkan yang bersangkutan.

Kepositifan

Layanan pelanggan mungkin bukan bidang bagi semua orang, tetapi mereka yang memeluknya sebagai orang yang tepat menyadari cara beberapa hal dikatakan membuat perbedaan besar dalam cara mereka didengar. Sistem Pembelajaran Dampak merekomendasikan kata-kata couching sedemikian rupa sehingga ada putaran yang lebih positif untuk pesan tersebut. Misalnya, CSR dapat dengan mudah mengatakan bahwa produk tersebut dipesan kembali dan tidak menawarkan bantuan lebih lanjut, atau ia dapat menjelaskan bahwa produknya habis tetapi juga meyakinkan konsumen bahwa ia akan menerimanya begitu tersedia.