Efektivitas Teknologi Informasi pada Aplikasi Akuntansi

Teknologi informasi hadir di sebagian besar kantor akuntansi hari ini melalui komputer, printer dan peralatan lainnya. Sebagai bagian intrinsik dari proses keuangan, teknologi sering diterima begitu saja di kantor akuntansi. Misalnya, Anda dapat online dan memeriksa saldo tunai di bank kapan saja, atau Anda dapat mengunggah entri jurnal dan tidak berpikir dua kali tentangnya.

Kecepatan

Kecepatan adalah ciri khas teknologi informasi. Pemanfaatan berbagai teknologi menghasilkan hasil yang lebih cepat dan lebih akurat. Namun, perlu diingat bahwa setiap teknologi yang dibeli, baik itu perangkat keras atau perangkat lunak harus kompatibel untuk memberikan kinerja terbaik. Jika salah satu bagian rusak atau tidak dapat digunakan, sistem tidak efektif. Misalnya, jika jaringan yang memegang aplikasi akuntansi gagal, maka pekerjaan macet dan sistem tidak efektif. Agar efektif sejauh menyangkut kecepatan, sistem akuntansi harus bekerja secara mulus dengan perangkat keras dan sistem cadangan yang tepat.

Ketepatan

Pekerjaan akuntansi sangat rinci dan akurasi dalam pencatatan dan pelaporan sangat dihargai. Teknologi telah memiliki efek positif dalam aplikasi akuntansi karena perhitungan yang dilakukan oleh program komputer hanya mengalami sedikit kesalahan. Misalnya, faktur mungkin memiliki beberapa item baris dan pajak penjualan yang terkait dengannya. Jika faktur akan dikembangkan secara manual, kemungkinan kesalahan tinggi, tetapi itu tidak terjadi jika perangkat lunak digunakan dengan pengaturan yang tepat.

Fleksibilitas

Departemen akuntansi juga membutuhkan teknologi fleksibel yang dapat beradaptasi ketika praktik bisnis berubah. Agar efektif, teknologi informasi yang terkait dengan akuntansi harus fleksibel untuk mengakomodasi perubahan. Perangkat lunak, misalnya, harus dapat diperbarui untuk menawarkan proses baru, seperti pemrosesan kartu kredit, dan kemampuan untuk mengirim faktur secara online. Jika tidak, perangkat lunak akan menjadi usang. Akuntan juga menggunakan perangkat lunak untuk pajak dan kebutuhan akuntansi lainnya yang sering berubah. Teknologi harus cukup gesit untuk mengejar perubahan.

Awan

Tren terbaru dengan aplikasi akuntansi adalah Web hosting di luar situs. Alih-alih menginstal program ke komputer Anda dan menyimpan data di sana, program tersebut berada di server di lokasi yang berbeda; informasi yang disimpan diakses melalui Internet. Itu juga disebut "bekerja di awan." Bisnis dapat menghemat uang dalam pembelian perangkat lunak dan perangkat keras dengan mendaftar dengan penyedia cloud dan menggunakan program dan ruang untuk menyimpan data, yang berarti tidak perlu mendapatkan hard drive yang lebih besar atau khawatir tentang versi program. Keuntungan lain dari cloud adalah Anda memiliki akses ke informasi di mana pun Anda berada.

Pertimbangan

Teknologi informasi tidak sempurna. Sering kali, masalah dengan koneksi, kompatibilitas dan masalah teknis lainnya mempengaruhi bagaimana proses akuntansi dilakukan atau jika mereka dilakukan sama sekali. Untuk membuat teknologi efektif dalam akuntansi dengan down-time minimum, bisnis harus memiliki rencana untuk menangani masalah listrik, kerusakan koneksi internet dan virus komputer. Fungsi akuntansi yang penting, seperti penggajian, harus memiliki setidaknya dua opsi untuk diproses. Jadi, jika data umumnya dikirim melalui Internet, atur informasi yang akan dipanggil atau dikirim melalui faks, kalau-kalau terjadi sesuatu pada komputer atau koneksi Internet.