Komunikasi & Presentasi yang Efektif

Apakah Anda melaporkan proyek yang sudah selesai, memberikan sesuatu kepada staf Anda atau membuat presentasi kepada pelanggan, prinsip-prinsip komunikasi yang efektif adalah sama. Berfokus pada pengorganisasian pesan Anda akan membantu Anda menyajikan dengan lebih baik apa yang Anda katakan dan mengajak orang-orang mengetahui ide dan proposal Anda.

Hadirin

Langkah pertama dalam membuat presentasi yang efektif adalah menganalisis audiens Anda. Ini berarti melampaui siapa mereka dan berpikir tentang apa keterampilan, kebutuhan, dan minat mereka. Untuk membuat orang membeli apa yang Anda sajikan, Anda perlu memberi mereka manfaat. Dengan anggota staf Anda, ini bisa berarti membuat beban kerja mereka lebih mudah melalui sistem baru yang Anda usulkan atau membantu perusahaan mengurangi biaya dan meningkatkan laba - yang berarti lebih banyak keamanan kerja bagi mereka. Pelanggan Anda menginginkan manfaat seperti peningkatan kualitas, penurunan waktu pengiriman, peningkatan penjualan, laba yang lebih tinggi, dan layanan pelanggan yang lebih baik.

Tujuan

Sebelum Anda mulai membuat presentasi apa pun, daftarkan tujuan yang Anda miliki sesuai dengan kepentingannya. Kesalahan umum dari penyaji adalah fokus pada apa yang ingin mereka dapatkan dari presentasi, seperti tenaga penjualan yang berharap untuk menandatangani kontrak. Alih-alih, fokuslah pada manfaat apa yang ingin Anda berikan kepada audiens terlebih dahulu, yang akan membantu mengubahnya menjadi mitra yang ingin membantu Anda. Setelah Anda mengetahui tujuan Anda, Anda akan tahu bagaimana memulai dan mengakhiri presentasi, menjanjikan manfaat di awal pembicaraan Anda dan kemudian mengulanginya di akhir.

Struktur Presentasi

Presentasi Anda harus mengikuti pendekatan tiga langkah yang dimulai dengan memberi tahu audiens apa yang akan mereka dengar dan mengapa itu penting bagi mereka. Begitu mereka tertarik mendengar informasi Anda, mereka akan siap untuk ceramah Anda. Bagian kedua dari presentasi Anda harus memberikan apa yang Anda janjikan. Di sinilah Anda memberikan detail untuk mendukung janji pembukaan Anda. Akhiri presentasi dengan rekap dan ajakan untuk bertindak, mengingatkan audiens Anda tentang manfaat yang Anda janjikan di awal pembicaraan dan beri tahu mereka bagaimana mereka bisa mendapatkannya.

Kiat Presentasi

Tambahkan visual ke presentasi Anda untuk membantu anggota audiens melihat perbandingan berdampingan atau informasi konkret daripada konsep abstrak. Tergantung pada tingkat kompetensi teknologi Anda, Anda dapat menggunakan papan penghapus kering, flip chart, gambar, ilustrasi, peragaan slide atau presentasi PowerPoint. Ajukan pertanyaan selama presentasi Anda untuk menarik audiens. Pertanyaan Anda harus sederhana dan menghasilkan jawaban yang Anda inginkan, dan mungkin hanya mencoba membuat anggota audiens menjadi bagian dari proses dan setuju secara lisan dengan Anda. Tahan periode tanya-jawab di akhir presentasi Anda untuk memastikan tidak ada yang meninggalkan pertanyaan atau kesalahpahaman tentang informasi tersebut. Sesi tanya jawab memberi Anda kesempatan untuk mendengar keraguan atau keberatan dan segera menghilangkannya.