Apakah Pemberi Kerja Perlu Menjaga Stub Bayar?

Undang-undang ketenagakerjaan federal mengharuskan Anda menyimpan catatan penggajian untuk karyawan Anda, tetapi Anda tidak harus membuat tulisan rintisan untuk diri sendiri atau karyawan Anda. Namun, beberapa negara bagian memiliki undang-undang ketenagakerjaan yang mewajibkan untuk memberikan informasi penggajian terperinci kepada karyawan. Misalnya, di Illinois, pemberi kerja harus memberikan rintisan atau dokumen terpisah yang mencantumkan semua pengurangan, dan di California, pemberi kerja harus memberi karyawan sebuah rintisan atau dokumen akuntansi untuk semua data penggajian yang digunakan untuk menghitung upah bersihnya. Anda dapat menyimpan salinan potongan pembayaran sebagai bagian dari catatan gaji wajib Anda. Namun, kecuali rintisan berisi semua informasi yang diperlukan, rintisan itu sendiri tidak akan memenuhi hukum federal.

Informasi yang Harus Anda Pertahankan

Undang-undang Federal mewajibkan Anda untuk menyimpan informasi dasar tentang setiap karyawan, termasuk nama lengkap dan alamatnya, nomor Jaminan Sosial, jenis kelamin, pekerjaan dan, jika seorang karyawan berusia di bawah 19 tahun, tanggal lahirnya. Setiap catatan penggajian harus menunjukkan hari dan waktu minggu kerja dimulai, jumlah jam kerja karyawan setiap hari dan total jam untuk minggu kerja. Catatan harus menunjukkan dasar untuk menentukan upah. Anda harus menunjukkan tarif reguler per jam karyawan, total upah reguler, dan total upah lembur untuk karyawan yang tidak dibebaskan, tetapi Anda dapat mengecualikan informasi ini untuk karyawan yang dikecualikan. Catatan harus merinci setiap pengurangan atau penambahan yang mempengaruhi upah karyawan, total upah bersih, periode pembayaran, dan tanggal pembayaran.

Jangka waktu penyimpanan

Meskipun undang-undang negara berbeda, undang-undang federal mengharuskan Anda untuk menyimpan catatan penggajian, catatan pembelian dan penjualan yang digunakan untuk menghitung penggajian dan kontrak serikat pekerja selama minimal tiga tahun. Simpan dokumen sumber untuk penggajian, seperti kartu waktu, tiket kerja dan jadwal, setidaknya selama dua tahun.

Dokumen sumber

Anda dapat meminta karyawan untuk menggunakan jam waktu, mencatat waktu berhenti dan mulai secara elektronik atau menyiapkan laporan waktu manual. Undang-undang Federal juga memungkinkan Anda untuk menerima laporan dari pencatat waktu pada jam kerja masing-masing karyawan. Jika karyawan mengerjakan jadwal tetap, Anda dapat menyimpan salinan jadwal dan hanya mencatat pengecualian.

Penyimpanan Catatan

Undang-undang Federal mewajibkan pengusaha untuk menyimpan catatan penggajian di lokasi yang aman di tempat kerja karyawan atau situs pusat pemberi kerja. Jika inspektur dari Departemen Tenaga Kerja meminta pemeriksaan catatan Anda, Anda harus dapat membuat file yang disimpan di luar kantor tidak lebih dari 72 jam setelah dia mengajukan permintaan. Karena bertopik bertopik dan catatan penggajian berisi informasi pribadi, yang terbaik adalah menyimpan file seperti itu di laci yang terkunci dengan akses terbatas hanya bagi mereka yang benar-benar perlu meninjau file.