Berbagai Gaya Surat Bisnis

Email dan teks telah menggantikan huruf dalam banyak bidang kehidupan kita, tetapi mengetahui bagaimana menulis surat bisnis profesional sangat penting bagi pemilik usaha kecil. Apakah Anda menulis kepada pemasok, pelanggan, atau mitra pembiayaan potensial, surat Anda mencerminkan Anda dan bisnis Anda. Surat dengan gaya yang buruk mungkin memberi kesan pada pembaca bahwa Anda tidak memiliki keterampilan dan profesionalisme untuk menjalankan bisnis Anda.

Tiga gaya

Tiga gaya huruf bisnis yang dapat diterima adalah blok, blok yang dimodifikasi, dan semiblock. Ketiganya paling berbeda di mana garis dimulai. Dalam gaya blok, semua garis dimulai pada margin kiri. Jika Anda memilih gaya blokir yang dimodifikasi, mulailah semua bagian surat itu kecuali alamat pengirim dan garis penutup - termasuk tanda tangan Anda - di margin kiri; mulai pengecualian di tengah halaman Anda. Gaya semiblock identik dengan blok yang dimodifikasi kecuali Anda harus membuat indentasi baris pertama dari setiap paragraf dari tubuh huruf.

Font, Margin dan Spasi

Gunakan 12-point Arial atau Times New Roman font untuk membuat surat Anda mudah dibaca. Atur margin 1 inci di sekelilingnya terlepas dari gaya yang Anda pilih untuk memberikan tampilan profesional pada surat Anda. Ruang rata di sekitar surat Anda membuatnya tetap rapi dan membuatnya lebih mudah dibaca. Jika Anda menggunakan gaya blokir, selalu lewati satu baris setelah alamat pengirim - atau judul - sebelum Anda memasukkan tanggal. Jika Anda menggunakan blok yang dimodifikasi atau blok semimodified, pilihan ada di tangan Anda apakah akan melewatkan baris sebelum tanggal. Dalam semua gaya, lewati garis antara setiap bagian surat Anda dan antara paragraf di tubuh surat itu.

Bagian

Surat bisnis memiliki beberapa bagian. Judul tersebut mencakup alamat pengirim, tanggal, dan alamat penerima. Salam atau salam adalah yang berikutnya, diikuti oleh tubuh, penutup dan garis tanda tangan. Selalu sertakan alamat lengkap Anda, meskipun Anda dapat memasukkan alamat email dan nomor telepon dan faks Anda jika Anda mau. Sertakan dalam tajuk informasi pengidentifikasi penerima, seperti departemennya, jika Anda memilikinya. Mulailah salam Anda dengan "Sayang" diikuti dengan gelar pribadi atau profesional orang tersebut. Gunakan tanda titik dua setelah salam. Tutup surat Anda dengan "Hormat, " diikuti dengan koma. Lewati empat baris dan ketikkan nama dan judul Anda. Tanda tangani huruf di atas nama Anda.

Pertimbangan

Jaga gaya Anda konsisten di seluruh surat. Kecuali diperlukan untuk komposisi yang tepat, jangan cetak miring, cetak tebal, atau garis bawahi. Seringkali gaya ini digunakan untuk menekankan kata-kata tertentu ketika menulis secara informal, tetapi mereka memberikan kurangnya profesionalisme untuk penulisan bisnis. Alih-alih satu blok teks padat di badan, pisahkan menjadi beberapa paragraf yang mudah dibaca. Minta seseorang untuk mengoreksi surat Anda untuk kesalahan dan masalah kejelasan sebelum Anda mengirimnya.