Elemen Program Administrasi Kontrak yang Memenuhi Syarat

Administrasi kontrak yang patuh lebih dari sekadar kata kunci. Kontrak yang mematuhi hukum setempat, negara bagian, dan federal dapat menjaga bisnis Anda dari masalah hukum, dan pengawasan kontrak memastikan semua pihak memenuhi tugas mereka dan mendapatkan manfaat yang dijanjikan kontrak. Bisnis yang lebih besar mungkin memerlukan seluruh departemen yang didedikasikan untuk kepatuhan kontrak, tetapi jika Anda hanya memiliki beberapa kontrak, Anda sering dapat mempekerjakan tenaga ahli dari luar untuk membantu Anda mengawasi administrasi kontrak.

Nasihat dan Pengawasan Hukum

Sebelum Anda menandatangani kontrak apa pun, pengacara harus memeriksanya. Khususnya jika Anda bekerja di lapangan yang penuh dengan peraturan hukum - seperti perawatan kesehatan, konstruksi atau pengeboran minyak - pengacara Anda juga harus memberi tahu Anda tentang perubahan peraturan. Bahkan jika kontrak Anda berjanji untuk melakukan pekerjaan itu satu arah, perubahan dalam undang-undang dapat mengubah cara Anda diizinkan secara hukum untuk melakukan tugas Anda. Ini dapat mengharuskan modifikasi pada kontrak.

Manajemen Sumber Daya Manusia

Departemen sumber daya manusia Anda memainkan peran penting dalam administrasi kontrak dengan memastikan Anda memiliki anggota staf yang berkualitas. Kontrak akuntansi, misalnya, biasanya membutuhkan akuntan berlisensi, bukan hanya penggunaan anggota staf yang pandai angka. SDM harus tetap mengikuti persyaratan perizinan selain memantau setiap keluhan oleh anggota staf Anda. Sebuah kontrak dapat berantakan dengan cepat jika seorang karyawan menuduh Anda melakukan diskriminasi, dan SDM harus menerapkan kebijakan yang jelas yang dirancang untuk mencegah pelanggaran hukum ini.

Pengawasan Akuntansi

Departemen akuntansi Anda harus memastikan bahwa setiap penyedia layanan dibayar dengan cepat dan akurat - termasuk sesuai dengan perjanjian lembur yang Anda buat. Akuntansi juga dapat membantu dalam pengawasan kontrak dengan secara teratur melakukan audit yang memastikan perkiraan keuangan Anda sejalan dengan kenyataan. Persiapan pajak adalah bagian penting lain dari administrasi kontrak, dan jika Anda diharuskan melakukan pembayaran triwulanan untuk penghasilan yang Anda buat berdasarkan kontrak, departemen akuntansi Anda harus cenderung melakukan ini.

Hapus Standar Pelaporan

Banyak kontrak memerlukan laporan berkala tentang kemajuan proyek. Anda mungkin, misalnya, diminta untuk memberi tahu pihak lain jika kontrak tersebut dijadwalkan untuk melampaui anggaran atau untuk menyerahkan laporan ketika tes gagal pertama kali. Buat pedoman pelaporan yang jelas yang menentukan siapa yang harus membuat laporan, kepada siapa mereka harus memberikan laporan ini, ketika laporan sudah jatuh tempo dan siapa yang ditugasi memastikan laporan diserahkan tepat waktu.