Cara Mendokumentasikan Evaluasi Kinerja yang Buruk

Ketika karyawan berkinerja buruk, hal itu dapat memengaruhi segalanya, mulai dari laba perusahaan hingga moral kantor. Oleh karena itu, penting bagi manajer untuk segera mengatasi kinerja karyawan yang buruk dan mengembangkan strategi untuk perbaikan. Namun, sekadar mengatakan kepada karyawan untuk melakukan yang lebih baik tidak cukup, terutama ketika dia tidak membaik dan Anda harus menghentikan pekerjaannya. Dokumentasi tertulis yang tepat tentang masalah kinerja dan langkah-langkah yang Anda ambil untuk membantu karyawan meningkatkan tidak hanya memberi Anda rencana, tetapi juga membantu melindungi Anda jika karyawan yang dipecat mengambil tindakan hukum terhadap perusahaan.

1.

Kumpulkan bukti kinerja buruk karyawan. Angka penjualan, ulasan dan komentar pelanggan atau klien, atau contoh pekerjaan yang buruk mendukung klaim kinerja buruk Anda dan berfungsi sebagai bukti jika terjadi perselisihan.

2.

Jadwalkan rapat dengan karyawan yang kinerjanya rendah. Selama pertemuan, jelaskan harapan Anda, katakan padanya bagaimana dia gagal memenuhi harapan itu dan bagaimana dia dapat meningkat.

3.

Biarkan karyawan menjelaskan kinerjanya yang buruk. Jika ada masalah emosional atau pribadi yang signifikan yang mempengaruhi pekerjaannya, berikan informasi tentang program bantuan karyawan perusahaan Anda, jika perlu. Dokumentasikan respons karyawan dalam catatan Anda.

4.

Kembangkan rencana peningkatan kinerja. Rencana tersebut harus mencakup langkah-langkah perbaikan yang dapat ditindaklanjuti, tenggat waktu untuk perbaikan yang diperlihatkan dan garis besar konsekuensi karena gagal memenuhi tujuan rencana. Tandatangani rencana tersebut, dan mintalah karyawan untuk menandatangani juga, yang mengindikasikan bahwa dia akan mengambil tindakan yang diuraikan dalam dokumen.

5.

Tulis memo berdasarkan catatan pertemuan. Laporan tersebut harus menyoroti pokok-pokok diskusi Anda, dan harus menguraikan langkah-langkah yang dapat diambil karyawan untuk ditingkatkan. Minta karyawan untuk menandatangani dan memberi tanggal pada memo tersebut, yang mengindikasikan penerimaan laporan.

6.

Tambahkan catatan, rencana peningkatan kinerja dan memo ulasan kinerja ke file personel karyawan. Bertemu dengannya secara teratur untuk memantau peningkatannya, atau mengambil tindakan lebih lanjut sebagaimana diperlukan.

Kiat

• Undang seorang anggota SDM, atau manajer lain, untuk duduk di rapat sebagai saksi jika Anda mengharapkan karyawan itu marah atau konfrontatif.
• Tetapkan harapan Anda untuk kinerja kepada karyawan begitu ia bergabung dengan perusahaan untuk mencegah kesalahpahaman dan pekerjaan yang tidak memadai.

Peringatan

• Periksa dengan departemen sumber daya manusia perusahaan Anda sebelum mengeluarkan evaluasi yang buruk untuk mengonfirmasi kebijakan perusahaan mengenai ulasan dan untuk memastikan bahwa Anda mengikuti semua protokol yang diperlukan. Misalnya, jika karyawan Anda diwakili oleh serikat pekerja, Anda mungkin perlu memberi tahu perwakilan serikat pekerja tentang tindakan korektif dan memberikan salinan dokumentasi Anda.