Kebijakan Biaya Perjalanan Pegawai

Biasanya, biaya perjalanan karyawan adalah biaya terkendali ketiga terbesar dalam bisnis, menurut AllBusiness.com. Kebijakan mengenai pelaporan biaya perjalanan sangat penting untuk bisnis besar dan kecil dan memastikan bahwa karyawan mendapatkan penggantian untuk biaya perjalanan mereka sendiri. Untuk bisnis kecil, kebijakan biaya perjalanan karyawan lebih penting daripada untuk bisnis besar, yang jauh lebih kecil kemungkinannya untuk meminimalkan biaya perjalanan.

Identifikasi

Kebijakan biaya perjalanan adalah ketentuan tertulis dalam buku pegangan karyawan yang merinci jenis pengeluaran apa yang diganti perusahaan dan bagaimana karyawan harus mengklaim biaya, menurut AllBusiness.com. Kebijakan pengeluaran umum juga mencakup bagian tentang konsekuensi pelanggaran kebijakan.

Fungsi

Kebijakan biaya perjalanan tertulis memberi karyawan penjelasan yang jelas tentang kebijakan penggantian biaya perjalanan dan menghindari kebingungan, menurut situs web Buku Pegangan Karyawan. Kebijakan pengeluaran perjalanan menghasilkan akomodasi yang masuk akal bagi karyawan sambil meminimalkan biaya kepada perusahaan untuk keperluan bisnis dan hiburan yang sah.

Manfaat

Kebijakan biaya perjalanan karyawan dapat memungkinkan bisnis kecil lebih maksimal ketika menegosiasikan harga pada biaya perjalanan umum, seperti hotel, yang menguntungkan garis bawah. Selain itu, kebijakan pengeluaran perjalanan memerlukan dokumentasi pengeluaran secara tertulis, yang membuatnya lebih mudah bagi pemilik bisnis atau akuntannya ketika menyetujui penggantian dan mengerjakan dokumen.

Peringatan

Dalam kasus 2010 di Pengadilan Distrik AS untuk Distrik Utara California, pengadilan memutuskan bahwa seorang karyawan dapat melanggar kebijakan biaya perjalanan bisnis tetapi bisnis tetap harus mengganti biaya karyawan jika bisnis memiliki pengetahuan tentang pengeluaran, menurut Bisnis dan Situs web Sumber Daya Hukum. BLR merekomendasikan penggantian karyawan jika ada pengetahuan yang wajar tentang pengeluaran. Jika seorang karyawan bepergian, misalnya, ia kemungkinan besar membutuhkan hotel dan transportasi bahkan jika ia tidak melaporkan pengeluarannya.

Tip

Usaha kecil harus mempertimbangkan untuk menggunakan sampel kebijakan biaya perjalanan karyawan untuk membentuk kebijakan mereka sendiri, dengan mengingat bahwa bisnis mungkin harus memodifikasinya untuk memenuhi kebutuhan anggarannya. Juga, pastikan karyawan memahami dengan jelas bahwa mereka akan menerima penggantian untuk biaya perjalanan tetapi mereka harus melaporkan pengeluaran sesegera mungkin.