Menulis Manual Pelatihan Teknis

Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin perlu mengembangkan manual pelatihan teknis untuk karyawan atau pelanggan Anda. Apakah Anda memilih untuk menulis manual sendiri, menugaskan proyek ke salah satu anggota staf berpengetahuan Anda, atau mengalihdayakan penulisan ke kontraktor, pengembangan manual harus mengikuti pedoman tertentu sehingga memenuhi kebutuhan mereka yang akan menggunakan materi pelatihan .

Identifikasi Audiens Anda

Sebelum penulisan atau penelitian dilakukan, identifikasi siapa yang akan menggunakan manual. Jika materi itu untuk pelanggan Anda, mereka membutuhkan instruksi yang terstruktur untuk pengguna pemula. Jika Anda membuat manual untuk karyawan Anda, Anda mungkin perlu memasukkan beberapa panduan khusus untuk perusahaan Anda saat menulis materi. Misalnya, meskipun produk tertentu mungkin memiliki berbagai kemampuan, Anda mungkin ingin membatasi karyawan Anda ke bagian yang lebih kecil dari mereka dan akan memasukkan batasan-batasan itu dalam manual pelatihan Anda.

Tentukan Tujuan Anda

Setelah Anda mengembangkan profil dasar audiens Anda, putuskan apa tujuan Anda dalam menulis manual pelatihan. Secara umum, manual pelatihan teknis memberikan petunjuk langkah demi langkah kepada pengguna tentang cara menggunakan produk. Ketika menentukan tujuan untuk manual Anda, putuskan apakah hanya memberikan instruksi dasar atau lebih mendalam dalam penggunaan produk. Misalnya, meskipun penggunaan dasar perangkat lunak Anda mungkin untuk menulis surat, Anda mungkin juga ingin memasukkan instruksi tambahan untuk membuat buletin.

Memasukkan Visual

Visual berguna dalam memandu pengguna melalui langkah-langkah yang dijelaskan dalam konten tertulis dari manual pelatihan teknis Anda. Diagram alir atau diagram menyediakan representasi grafis dari langkah-langkah dalam teks. Apabila diperlukan, foto atau gambar dapat mengarahkan pengguna ke fitur spesifik dari produk yang dijelaskan dalam instruksi. Misalnya, manual Anda dapat memandu pengguna melalui cara menghubungkan komputer ke router. Visual tata letak fisik yang menunjukkan di mana kabel koneksi terpasang menambah instruksi tertulis.

Tulis dengan jelas

Sebagai seorang ahli yang menulis manual pelatihan teknis, Anda harus dengan cermat mempertimbangkan kata-kata Anda. Pertimbangkan tingkat pengetahuan yang dimiliki audiens target ketika Anda menulis. Jika mereka membutuhkan manual pelatihan, mereka mungkin tidak tahu banyak tentang produk tersebut. Mereka mungkin juga tidak mengerti akronim atau jargon industri yang datang secara alami kepada Anda. Jelaskan setiap akronim pada penggunaan pertama dan hindari jargon. Jelaskan langkah-langkah dengan jelas dalam pernyataan sederhana. Buat bab yang secara logis dibagi menjadi beberapa subtopik. Mintalah pihak ketiga menguji instruksi untuk memastikan informasi tersebut jelas dan mencapai hasil yang diinginkan.