Cara Menggunakan Template Email Gmail Dengan Lampiran

Kemampuan untuk menggunakan "Respons Terekam" sebagai templat di Gmail adalah fitur hemat waktu yang kuat untuk pemilik bisnis. Membuat templat email default untuk informasi yang umum diminta seperti daftar harga atau penawaran memberi Anda lebih banyak waktu untuk berurusan dengan email mendesak lainnya yang memerlukan perhatian Anda. Gmail hanya memungkinkan Anda untuk menyimpan isi email sebagai templat, dan bukan lampiran, tetapi ini dapat ditambahkan sebelum mengirim seperti halnya dengan email biasa.

1.

Masukkan nama pengguna dan kata sandi Anda di situs web Gmail untuk masuk ke akun Anda.

2.

Klik tombol berbentuk roda gigi di sudut kanan atas layar dan kemudian klik "Pengaturan" dari menu drop-down.

3.

Klik tab "Labs" dan kemudian klik "Enable" di sebelah lab "Canned Responses".

4.

Gulir ke bawah dan kemudian klik "Simpan Perubahan, " setelah itu Gmail akan memulai kembali.

5.

Klik tombol "Tulis" di sisi kiri atas layar dan kemudian klik tautan "Respons Kalengan" tepat di bawah area "Subjek" email.

6.

Klik opsi "Respons kaleng baru" dari daftar drop-down dan masukkan nama untuk templat. Misalnya, ketik "Daftar Harga" jika templat email akan memiliki dokumen dengan harga produk.

7.

Masukkan teks yang ingin Anda gunakan untuk templat di badan email. Sertakan informasi seperti perincian kontak untuk pertanyaan lebih lanjut serta deskripsi singkat tentang lampiran sehingga penerima tahu apa yang mereka terima. Klik tautan "Respons Kalengan" dan kemudian klik nama yang sebelumnya Anda tetapkan untuk templat di bawah opsi "Simpan". Klik "OK" untuk menyelesaikan proses.

8.

Masukkan perihal dan perincian penerima email di area "Ke" dan "Subjek" dari pesan.

9.

Klik tautan "Lampirkan file" di bagian atas pesan. Di kotak dialog yang dihasilkan, navigasikan ke folder yang berisi file yang ingin Anda lampirkan, klik pada file yang diinginkan dan kemudian klik "Buka." Tanda centang di sebelah nama file menunjukkan bahwa telah berhasil dilampirkan ke email.

10.

Klik "Lampirkan file lain" jika Anda ingin menambahkan lebih banyak lampiran ke email dan kemudian klik "Kirim."

11.

Klik "Tulis" dan kemudian klik nama templat yang ingin Anda gunakan dari menu tarik-turun "Tanggapan Terekam" jika Anda ingin menggunakan kembali templat tersebut. Klik "Lampirkan file" dan pilih lampiran yang sesuai untuk templat yang telah Anda pilih.

Tip

• Untuk efisiensi yang lebih, simpan semua lampiran bersama dalam satu folder (dengan sub-folder terpisah) sehingga Anda tidak perlu mencari file yang diperlukan. Secara default, Gmail membuka kotak dialog untuk melampirkan file di folder terakhir tempat file dilampirkan. Mempertahankan semua yang dikelompokkan bersama akan mempercepat proses.

Peringatan

• Pastikan untuk mengklik nama templat yang ingin Anda gunakan di bawah bagian "Sisipkan" dan bukan "Simpan" atau "Hapus" saat memilihnya dari menu tarik-turun "Tanggapan Terekam". Sangat mudah untuk secara tidak sengaja menimpa atau menghapus template Anda jika Anda tidak berhati-hati.