Kapan Menggunakan Laporan Bisnis untuk Berkomunikasi, Bukan Surat Bisnis

Laporan bisnis terutama digunakan untuk mengkomunikasikan informasi. Sebuah surat juga dapat menyampaikan informasi, tetapi biasanya merangkum informasi. Sementara surat ditujukan kepada penerima tertentu, sebuah laporan dapat dikirim ke individu di luar perusahaan atau dipublikasikan. Laporan sering diformat dengan cara yang konsisten dari satu periode pelaporan ke yang lain sehingga informasi dapat dibandingkan. Jika ada pergantian karyawan dalam menyelesaikan laporan, keseragaman templat laporan memudahkan perusahaan untuk mempertahankan konsistensi dalam praktik pelaporannya, juga.

Panjangnya

Salah satu faktor dalam memutuskan apakah akan menggunakan laporan bisnis atau surat bisnis adalah panjangnya informasi yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi. Surat bisnis umumnya antara satu dan tiga halaman. Jika Anda menyampaikan informasi yang lebih panjang dari ini, akan lebih mudah dibaca jika diformat sebagai laporan dengan ikhtisar, judul, dan kesimpulan. Laporan yang panjang harus berisi daftar isi untuk membantu pembaca.

Hadirin

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan adalah audiens Anda. Jika informasi yang Anda kumpulkan akan ditinjau oleh hanya beberapa orang, masukkan informasi tersebut ke dalam surat yang berisi komentar pribadi Anda. Namun, jika Anda mengumpulkan informasi yang akan dibaca oleh banyak orang atau dirujuk di masa depan oleh individu di luar perusahaan Anda, gunakan laporan bisnis. Data keuangan, misalnya, dapat ditinjau oleh pemegang saham, akuntan, pengacara, dan lembaga pemerintah Anda.

Jenis Informasi

Data yang dikompilasi ke dalam tabel, daftar, spreadsheet, atau formulir lebih sesuai dengan laporan bisnis daripada surat. Demikian pula, jika Anda menyertakan grafik atau diagram, gunakan laporan. Proyek penelitian utama, seperti studi kelayakan, harus dimasukkan ke dalam laporan karena menyediakan format untuk menguraikan sejumlah besar data penelitian, statistik, metode dan hasil. Sebuah surat, di sisi lain, berguna untuk mengkomunikasikan ringkasan singkat penelitian. Jenis informasi lain yang biasanya dikomunikasikan dalam laporan termasuk rencana strategis, laporan penjualan, laporan kepatuhan dan rencana pemasaran.

Formalitas

Gunakan laporan bisnis, daripada surat, tulisan Anda formal. Meskipun Anda dapat menggunakan "Saya" atau "Anda" secara bebas dalam sebuah surat, sebuah laporan tidak terlalu bersifat pribadi. Laporan ditulis dengan nada objektif, melaporkan fakta daripada menyampaikan pendapat. Jika Anda ingin memasukkan pendapat dalam laporan, tulis ini dalam surat yang menyertai laporan. Jika materi yang Anda sajikan memerlukan kutipan ke sumber luar, laporan juga merupakan format yang sesuai untuk melakukannya. Bergantung pada gaya yang disukai oleh perusahaan Anda, tempatkan kutipan di dalam teks laporan, di catatan kaki atau di akhir laporan.