Apa itu Sistem Manajemen Dokumen Elektronik?

Memelihara dokumen dan file kertas adalah proposisi mahal untuk suatu organisasi. Dokumen harus dimasukkan ke dalam folder file dan ditempatkan di lemari arsip yang mahal, dan real estat kantor harus disisihkan untuk penyimpanannya. Ketika suatu file dibutuhkan, itu harus diambil dan kemudian disimpan sekali lagi. Karena masalah ini, banyak perusahaan telah bergerak menuju sistem manajemen dokumen elektronik. Banyak sistem yang tersedia, tetapi semuanya menawarkan fungsionalitas yang serupa.

Kedatangan Pindai

Ketika dokumen tiba di kantor yang menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik, itu dipindai menggunakan pemindai massal. Pemindai ini beroperasi seperti mesin fotokopi, dengan pengumpan lembar yang dapat menangani banyak halaman sekaligus. Setelah dokumen dipindai, petugas akan memberinya nama, nomor file atau kode pelacakan lainnya. Setelah dokumen elektronik dibuat, dokumen kertas asli dapat dihancurkan.

Perangkat Lunak Manajemen Dokumen

Perangkat lunak manajemen dokumen khusus digunakan untuk mengatur dan menyimpan setiap file individual. Alat-alat ini menyederhanakan proses penyimpanan dan pengambilan dengan menggunakan pengenalan karakter optik yang kuat yang membaca konten setiap dokumen. Informasi ini disimpan sebagai bagian dari file elektronik, sehingga memungkinkan untuk mencari konten dari setiap dokumen yang disimpan dalam database. Karyawan dapat mencari semua dokumen dari klien tertentu yang mengandung kata-kata kunci tertentu atau menggunakan variabel lain. Apa yang biasanya memakan waktu berjam-jam dari waktu panitera file sekarang dapat dicapai oleh siapa pun dalam hitungan menit.

Rute Elektronik

Setelah dokumen dipindai, petugas dapat meneruskannya kepada siapa pun dalam organisasi untuk ditinjau. Dalam lingkungan kertas tradisional, ini melibatkan pengiriman file secara manual. Biasanya file hilang atau merana di meja karyawan selama berhari-hari atau berminggu-minggu, tidak tersedia untuk orang lain. Sistem manajemen dokumen memungkinkan peninjauan langsung oleh siapa pun di organisasi. Setiap dokumen dapat segera diteruskan antara karyawan, bahkan antara kantor dan wilayah.

Keamanan yang Ditingkatkan

Setiap dokumen elektronik dapat dilindungi menggunakan protokol keamanan yang disempurnakan mirip dengan yang digunakan oleh bank. Dokumen dapat dilindungi sehingga hanya karyawan tertentu yang dapat mengakses informasi tertentu. Lemari arsip yang terkunci diganti dengan sistem keamanan yang dilindungi kata sandi yang sangat mengurangi kemungkinan informasi jatuh ke tangan yang salah. Sumber daya manusia dapat diyakinkan bahwa informasi sensitif tetap dilindungi sepenuhnya, sementara departemen penjualan dapat menyimpan dokumen yang tersedia untuk karyawan mana pun.

Pencadangan di Luar Situs

Basis data dokumen dapat dengan mudah disimpan di perangkat apa pun. Perangkat penyimpanan utama sering terletak di dalam kantor pusat perusahaan, seringkali pada server yang terletak di departemen teknologi informasi. Data juga mudah dicadangkan dan disimpan di luar lokasi. Ini adalah peningkatan luar biasa dari file kertas, yang dapat dengan mudah dihancurkan oleh kerusakan air atau kebakaran. Menyimpan seluruh salinan basis data dokumen di luar lokasi menyediakan rencana kesinambungan bisnis yang sangat baik, memastikan informasi utama tidak hilang karena malapetaka.