Apa Cara Efisien Menangani Surat Keluar Perusahaan?

Meskipun e-mail telah membuat terobosan yang kuat, sebagian besar perusahaan masih menganggap surat "siput" sebagai bagian penting dari operasi mereka. Kontrak, cek gaji, faktur, dan lainnya semuanya secara rutin melalui surat. Perusahaan yang berjalan mulus membutuhkan sistem yang berjalan lancar untuk menangani bahan-bahan penting ini secara efisien. Ketika datang ke surat keluar, Anda dapat menghemat banyak waktu dan uang dengan menyusun kantor Anda dan melatih karyawan Anda tentang cara menggunakan sistem secara efektif.

Pelabelan yang bagus

Semua surat keluar perlu mengidentifikasi pengirim dan penerima dengan jelas. Instruksikan karyawan dalam persiapan amplop yang tepat, dan buat seseorang di staf tersedia untuk menjawab pertanyaan tentang surat. Hindari tulisan tangan pada amplop kapan pun Anda dapat menghemat waktu dengan mengotomatiskan proses. Pesan amplop atau label khusus dengan informasi perusahaan Anda, yang khusus diperlukan untuk divisi, grup, dan individu yang terpisah, sehingga baik layanan pos dan penerima akan tahu siapa yang mengirim surat itu. Untuk penerima surat rutin, gunakan amplop jendela plastik dan masukkan informasi penerima dengan komputer untuk kecepatan dan ketepatan. Untuk surat keluar dalam jumlah besar atau reguler, gunakan alat perangkat lunak untuk mencetak informasi penerima secara otomatis dengan menggambar dari file akun yang ada.

Pergerakan Kantor Surat

Untuk mengumpulkan surat keluar secara efektif, Anda memerlukan sistem "pohon terbalik" untuk mengumpulkan semua surat keluar dan membawanya ke satu atau lebih titik pengiriman di mana perusahaan Anda menyerahkannya kepada kurir untuk layanan pos atau perusahaan pengiriman. Siapkan kotak surat keluar di semua kantor dan area yang menerima surat keluar, dan tunjuk ruang pengumpulan untuk paket keluar yang lebih besar sehingga mereka tidak secara teratur mengacaukan ruang kantor yang berfungsi. Berusaha keras untuk sistem di mana karyawan dapat menyerahkan surat keluar mereka dengan minimum keributan dan waktu.

Koleksi internal

Tetapkan satu atau lebih karyawan untuk mengumpulkan surat dan paket dari semua tempat sampah dan kamar yang ditunjuk, untuk menyortir dan memproses di ruang surat pusat. Berikan daftar periksa kepada karyawan sehingga mereka tidak lupa titik pengumpulan apa pun. Pilih karyawan yang dapat bekerja tepat waktu dan siapkan surat untuk keluar tepat waktu, dan yang dapat menjaga hubungan baik dengan kurir pickup. Sediakan meteran pos di ruang surat sehingga tidak ada yang harus berurusan dengan membubuhi prangko.

Waktu Penjemputan

Surat keluar bertambah sepanjang hari, dan jika sepotong surat yang diberikan terlambat, tidak akan keluar sampai hari kerja berikutnya. Identifikasi waktu penjemputan surat optimal tergantung pada kebutuhan perusahaan Anda, dan jadwalkan penjemputan reguler dengan Layanan Pos AS dan dengan pengirim logistik yang disukai seperti UPS atau FedEx untuk paket dan pengiriman surat semalam. Untuk mendapatkan kiriman surat dengan cara yang paling tepat waktu, Anda mungkin perlu beberapa penjemputan sepanjang hari. Sebaliknya, jika perusahaan Anda tidak menghasilkan cukup surat untuk mendukung pengambilan reguler dari pengirim logistik, tetapkan seorang karyawan untuk membawa surat itu ke titik drop-off terdekat pengirim.

Pesan Populer