Cara Menulis Dokumen Visi & Lingkup

Visi dan dokumen ruang lingkup menentukan apa yang pelanggan atau perusahaan Anda pikirkan serta menggambarkan proses kerja yang diperlukan untuk mencapai visi itu. Misalnya, pengusaha mendapat manfaat dari menulis dokumen visi dan ruang lingkup untuk menentukan ide bisnis mereka dan membuat daftar bagaimana mengembangkannya menjadi kenyataan. Manajer proyek menggunakan dokumen semacam itu untuk mengidentifikasi hasil yang diharapkan dari proyek dan untuk menetapkan metode dan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil itu.

Visi vs. Lingkup

Visi dan ruang lingkup adalah dua hal yang berbeda. Dokumen visi dan ruang lingkup dimulai dengan bagian visi yang menetapkan tugas yang dihadapi. Setelah visinya jelas, bagian ruang lingkup dari dokumen ini menguraikan peta jalan tahapan proyek utama dan rincian kegiatan yang akan dilakukan serta metodologi yang akan digunakan. Ketika Anda mengklarifikasi visi Anda, membuat peta jalan yang efisien dan efektif jauh lebih mudah.

Pernyataan Visi

Bagian visi dari dokumen Anda seringkali sulit untuk ditulis karena visi adalah sebuah konsep, bukan sesuatu. Visi adalah solusi yang diinginkan pelanggan Anda. Di perusahaan Anda sendiri, visi Anda adalah seperti apa perusahaan itu di masa depan. Jangan menuliskan tujuan alih-alih visi. Sasaran adalah tolok ukur jangka pendek. Visi bersifat jangka panjang dan dicapai dengan mencapai tujuan Anda di sepanjang jalan. Kembangkan visi dengan menanyakan mengapa pelanggan menghubungi Anda, mengapa proyek itu dibuat atau mengapa perusahaan itu ada. Selanjutnya, jawab apa yang diinginkan pelanggan, apa yang ingin dibuat oleh proyek atau apa yang dilakukan perusahaan. Lebih lanjut gambarkan visi tersebut dengan memeriksa kapan, di mana, dan seberapa terlibat dalam visi tersebut.

Lingkup Pekerjaan

Lingkup pekerjaan merinci bagaimana Anda akan mencapai visi atau tugas yang dihadapi. Mulailah dengan mendaftar kiriman dan tanggal pengiriman yang diperlukan. Menetapkan tolok ukur pada timeline yang menandai kemajuan menuju tugas yang dihadapi, atau visi. Identifikasi tanggung jawab yang dimiliki pelanggan atau perusahaan dalam memberikan informasi dan tanggung jawab yang dimiliki tim proyek Anda dalam melaporkan kemajuan. Menetapkan persyaratan khusus, seperti jenis peralatan atau vendor tertentu untuk digunakan. Terakhir, tetapkan tugas kepada anggota tim proyek.

Gaya Dokumen

Gunakan judul tingkat atas untuk bagian visi dan ruang lingkup, dan manfaatkan judul sekunder untuk berbagai topik dalam setiap bagian. Masukkan detail dalam daftar poin di bawah setiap topik. Gunakan grafik, tabel, dan jadwal yang diperlukan untuk memperjelas poin. Visi dan ruang lingkup dokumen yang baik mudah dipahami, cepat dibaca dan dapat digunakan sebagai daftar periksa selama proyek. Berikan tampilan profesional pada dokumen Anda dengan sampul yang mencakup judul proyek, tanggal dokumen, daftar orang yang bertanggung jawab atas proyek dan daftar orang yang berwenang untuk menerima dokumen. Jika lebih panjang dari beberapa halaman, sertakan daftar isi. Meluangkan waktu untuk merencanakan dokumen Anda - terutama dalam hal mendefinisikan visi - dan memberikan perhatian yang cukup terhadap detail menghasilkan dokumen yang lebih mengesankan dan berguna.