Cara Menulis Surat Memperkenalkan Bisnis Anda

Baik Anda baru di kota atau hanya mencoba menjangkau audiens baru, surat pengantar dapat membantu Anda terhubung secara pribadi dengan calon pelanggan. Surat Anda harus menunjukkan bagaimana Anda memahami kebutuhan dan keinginan pembaca, dan harus memberi tahu penerima mengapa menjadi pelanggan Anda adalah langkah yang cerdas.

Dasar-dasar Surat Bisnis

Ikuti protokol surat bisnis standar, pertahankan nada bersahabat tetapi profesional dan hindari jargon atau bahasa yang memaksa dan berorientasi penjualan. Pilih kertas berkualitas tinggi putih atau putih, dan batasi penggunaan warna dan gambar. Gunakan kop surat perusahaan dengan logo perusahaan Anda, tetapi menjauhlah dari elemen grafis tambahan agar surat itu mudah dibaca. Sambut penerima oleh Tn. Atau Nn. Dan nama belakang mereka. Untuk sentuhan pribadi tambahan, akhiri surat Anda dengan tanda tangan tulisan tangan.

Pertimbangkan Pemirsa Anda

Meskipun Anda menulis kepada orang yang tidak memiliki hubungan bisnis dengan Anda, sesuaikan surat Anda sebanyak mungkin dengan minat, kebutuhan, dan keinginan audiens target Anda. Buat profil audiens yang menggambarkan jenis orang yang paling mungkin membeli produk atau layanan Anda. Pertimbangkan detail seperti usia, ras, jenis kelamin, pendapatan, dan tingkat pendidikan. Jika Anda memiliki toko perhiasan, misalnya, Anda dapat menargetkan orang-orang di lingkungan yang paling makmur atau eksklusif di kota Anda. Jika Anda mengoperasikan penitipan anak, Anda dapat menghubungi orang tua muda kelas menengah yang tinggal di daerah pinggiran kota.

Dapatkan Perhatian Pembaca

Prospek menerima lusinan pesan pemasaran setiap hari. Untuk membujuk mereka agar membaca surat Anda, Anda harus terlebih dahulu menarik perhatian mereka dan menyinggung minat mereka. Buka dengan pertanyaan, anekdot lucu atau pedih atau fakta mengejutkan. Bicara tentang masalah yang diselesaikan produk atau layanan Anda untuk menunjukkan kepada pembaca bahwa Anda memahami kebutuhan mereka. Misalnya, jika Anda memiliki toko makanan kesehatan, mulailah surat Anda dengan menyebutkan beberapa statistik yang menggambarkan manfaat dari diet organik. Jika Anda dapat memberi tahu pembaca bahwa mereka secara alami dapat menurunkan tekanan darah atau meredakan penyakit kesehatan lainnya, mereka akan tertarik dan ingin mempelajari lebih lanjut.

Beri tahu Pembaca Apa yang Dapat Anda Lakukan untuk Mereka

Ketika calon pelanggan menemukan surat pemasaran, mereka membacanya untuk melihat bagaimana hal itu mungkin menguntungkan mereka. Ketika Anda menjelaskan produk atau layanan apa yang ditawarkan bisnis Anda, lakukan dengan cara yang menggambarkan manfaat menjadi salah satu pelanggan Anda. Jika Anda seorang asisten virtual, misalnya, jangan hanya mengatakan Anda membantu para profesional menyiapkan dokumen atau membuat pengaturan perjalanan. Alih-alih, beri tahu pembaca bahwa layanan Anda akan menghemat waktu mereka, sehingga mereka dapat berkonsentrasi untuk membangun bisnis mereka daripada menangani perincian administrasi.

Perpanjang Undangan

Tutup surat Anda dengan meminta pembaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang bisnis Anda, baik dengan datang atau dengan mengunjungi situs web Anda atau meminta informasi lebih lanjut. Undang mereka ke open house atau acara khusus lainnya atau tawarkan mereka uji coba bebas risiko. Menawarkan mereka diskon atau penawaran khusus lainnya untuk membawa surat mereka atau mengunjungi lokasi Anda pada tanggal tertentu. Apa pun yang Anda ingin mereka lakukan, buatlah mudah bagi mereka dengan memberikan spesifik seperti alamat Anda, jam operasi dan nomor telepon.