Cara Menulis Surat Keluhan kepada Karyawan Mengenai Perilaku-Nya

Dalam bisnis kecil yang memiliki kebijakan disiplin progresif untuk karyawan mereka, surat tertulis biasanya digunakan setelah diskusi verbal tentang perilaku yang tidak diinginkan telah terjadi. Dalam hal ini, perilaku tersebut dikomentari dan dihilangkan semangatnya, tetapi telah berlanjut dan perlu untuk meningkat ke tingkat berikutnya. Surat kedisiplinan karyawan harus diucapkan dengan kuat untuk mendorong karyawan agar menghindari tingkat perkembangan selanjutnya, yang dapat berupa penangguhan atau pemberhentian tergantung pada kebijakan perusahaan Anda.

1.

Lihat pertukaran verbal sebelumnya dengan karyawan. Bagian awal surat Anda harus mendokumentasikan pertemuan sebelumnya dan diskusi dengan karyawan ini tentang perilakunya. Ini berfungsi untuk mengingatkan karyawan bahwa mereka telah diperingatkan dan ini sebenarnya peringatan kedua mereka tentang cara tersebut.

2.

Mengutip insiden yang terjadi. Untuk alasan pencatatan, Anda harus mengutip insiden yang mengarah ke dan termasuk perilaku karyawan. Jangan menggunakan bahasa yang meradang di bagian ini. Cukup nyatakan fakta tentang apa yang terjadi.

3.

Ingatkan karyawan tentang kebijakan perusahaan Anda. Bagian selanjutnya dari surat Anda harus merinci bagaimana perusahaan Anda menangani masalah perilaku dan memberi tahu mereka bahwa lain kali perilaku ini terjadi, tindakan tegas akan diambil. Ini berfungsi untuk menempatkan karyawan pada pemberitahuan formal.

4.

Tutup surat dengan seruan untuk meningkatkan. Anda ingin karyawan Anda tahu bahwa Anda memiliki minat terbaiknya dan bahwa Anda tidak ingin kehilangannya. Namun, jika dia melanjutkan perilakunya, Anda tidak akan punya pilihan lain. Dorong dia untuk mencari pelatihan manajemen kemarahan, misalnya, jika itu berlaku, atau menawarkan sumber daya pelatihan yang dapat membantunya mengelola perilakunya dengan lebih tepat.

5.

Kirim tiga salinan surat itu. Satu salinan harus pergi ke karyawan, satu salinan harus pergi ke manajer sumber daya manusia dan salinan terakhir harus dicetak dan disimpan dalam file personil karyawan. Ini akan membantu Anda jika perilaku berlanjut, karyawan tersebut diberhentikan dan upaya untuk mengajukan gugatan pemecatan yang salah. Anda akan memiliki jejak kertas untuk membuktikan kasus Anda.