Cara Menulis Kebijakan Pengumpulan untuk Kantor Medis

Mengirim tagihan pasien yang luar biasa ke agen penagihan membebani Anda waktu dan uang yang berharga. Sebelum Anda mengambil jalan itu, yang terbaik untuk menagih utang di rumah. Ini paling baik dicapai dengan membuat kebijakan untuk staf Anda dan pasien Anda untuk mengikuti bahkan sebelum Anda membuka praktik Anda. Jika Anda tidak memiliki instruksi pengumpulan tertulis, buat kebijakan yang efektif untuk mengurangi kerugian Anda dan membangun proses pembayaran yang lancar ke dalam praktik Anda.

Buat Paket untuk Mengumpulkan Pembayaran Bersama

Salah satu cara termudah untuk mengumpulkan pembayaran bersama adalah meminta pembayaran penuh ketika pasien masuk di setiap janji temu. Menurut American Medical Association, tren asuransi kesehatan semakin banyak bergerak dari tanggung jawab pembayaran kepada pasien, dan dokter harus memperhatikan perubahan pertanggungan saat terjadi. Dalam polis, resepsionis langsung meja depan untuk meninjau kartu ID asuransi saat ini setiap pasien untuk memastikan pembayaran bersama yang sesuai dikumpulkan. Pasang tanda di meja depan bahwa pembayaran bersama harus dilakukan pada saat check-in.

Bersikeras Coders Terlatih

Kebijakan koleksi Anda harus mencakup instruksi yang jelas untuk manajer kantor Anda untuk memeriksa kredensial petugas penagihan medis yang menetapkan kode untuk klaim asuransi sebelum dikirim. Anda mungkin kehilangan uang dan menerima penggantian asuransi yang tidak akurat dan tidak memadai karena kode yang salah. Masukkan jadwal pelatihan yang ditentukan dan wajib untuk staf penagihan Anda melalui asosiasi medis, perusahaan asuransi, dan sumber pelatihan lain yang tersedia. Latih semua pegawai tagihan pada berbagai proses banding asuransi dan cara mengajukan banding secara akurat.

Tentukan Bentuk Pembayaran yang Akan Anda Terima

Kantor medis yang efektif menyusun rencana dengan penyedia kartu kredit untuk menerima pembayaran dengan kartu debit dan kredit di kantor. Apakah Anda mengambil kartu saat check-in untuk pembayaran bersama atau mengandalkan pembayaran melalui telepon ketika Anda membuat panggilan pengumpulan tindak lanjut untuk pengeluaran yang tidak diganti, dapat menerima semua jenis kartu kredit akan merampingkan koleksi Anda secara signifikan. Pada saat yang sama, buat proses untuk menerima cek yang mencakup pemeriksaan identifikasi. Menggabungkan beberapa praktik yang disediakan oleh Komisi Perdagangan Federal untuk memperhatikan bendera merah untuk melihat penipuan atau pencurian identitas. Itu bisa termasuk kartu identifikasi mencurigakan yang terlihat diubah, nomor telepon dan alamat tidak valid dan ketika seseorang tidak cocok dengan deskripsi pada ID yang disajikan.

Kembangkan Rencana untuk Memotong Pasien

Apakah Anda melihat pasien tanpa asuransi yang membayar tunai atau membiarkan pasien dengan pembayaran bersama tinggi untuk membawa keseimbangan, Anda perlu melembagakan kebijakan yang mengarahkan staf untuk memotong orang dari layanan ketika mereka mengeluarkan saldo yang tidak dapat diterima. Tetapkan batas, seperti $ 100 atau $ 250. Ketika seorang pasien berhutang Anda sebanyak itu atau lebih, menolak untuk melihatnya sampai keseimbangan itu terbayar. Tuliskan dalam polis berapa banyak Anda akan membebankan biaya untuk keterlambatan pembayaran, janji yang terlewat, dan biaya yang Anda keluarkan jika akun diserahkan ke agen penagihan.

Pilih Koleksi Perusahaan

Akhirnya, ada saatnya Anda harus menggunakan agen penagihan. Tetapkan tenggat waktu dalam kebijakan pengumpulan Anda yang menentukan kapan Anda akan menyerahkan akun ke agensi luar sehingga staf Anda tidak harus membuat keputusan sendiri. Teliti pilihan di agen penagihan dan pilih satu setelah wawancara yang cermat. Cari tahu apakah agensi tersebut berpengalaman dalam pengumpulan layanan kesehatan dan undang-undang privasi, berapa biayanya untuk koleksi, jenis informasi apa yang diperlukan dari Anda dan layanan apa yang bisa diberikannya kepada Anda. Periksa setidaknya dua referensi sebelum memutuskan agensi mana yang akan Anda gunakan saat Anda membutuhkannya.