Cara Menulis Surat Permintaan Bisnis

Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin memiliki alasan untuk menulis banyak surat permintaan - dari permintaan pembayaran hingga permintaan informasi tambahan. Setelah Anda membuat template profesional dan ramah untuk surat-surat seperti itu, Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan Anda di masa depan - dan menghemat waktu yang berharga.

1.

Tulis surat permintaan Anda pada alat tulis bisnis. Jika Anda kekurangan sumber daya ini, ketikkan nama perusahaan Anda di bagian atas halaman dalam tipe 16 atau 18 poin. Pilih font profesional, seperti Arial, Verdana atau Times New Roman. Pusatkan nama, judul, dan informasi kontak Anda di bawah ini dalam font yang lebih kecil, seperti 14 poin.

2.

Gunakan salam formal untuk surat permintaan Anda, seperti “Ms. terhormat” atau “Bapak terhormat”. Gunakan nama belakang penerima tetapi bukan nama depan, karena salam ramah ini memungkiri sifat formal dari permintaan Anda.

3.

Buka surat Anda dengan pernyataan langsung dan ringkas yang merangkum tujuan Anda untuk menulis. Misalnya, Anda mungkin berkata, "Sebagai anggota baru Kamar Dagang Westland, saya menulis untuk meminta basis data keanggotaan 2012 yang saya janjikan ketika saya bergabung dengan grup itu bulan lalu."

4.

Berikan penjelasan singkat untuk permintaan Anda, jika maksud Anda tidak jelas secara eksplisit, dan berikan informasi tambahan apa pun yang mungkin perlu penerima untuk memenuhi permintaan Anda. Masukkan nomor telepon Anda dan waktu terbaik untuk menghubungi Anda jika ia memiliki pertanyaan tentang permintaan Anda.

5.

Buat sesederhana mungkin bagi penerima untuk mematuhi permintaan Anda. Sertakan amplop yang dicantumkan sendiri untuk amplop sehingga ia dapat mengirimkan informasi tanpa biaya. Atau tawarkan untuk mampir dan mengambil informasi yang Anda butuhkan. Faktor kenyamanan yang lebih besar harus menginspirasi respons yang lebih cepat.

6.

Akhiri surat permintaan Anda dengan catatan sopan dan ramah. Berterimakasihlah kepada penerima atas waktunya dan segera beri perhatian pada permintaan Anda.

7.

Koreksi ulang dan edit surat Anda untuk ejaan dan tata bahasa yang tepat. Citra perusahaan Anda bergantung pada seberapa baik Anda menampilkan diri; jika Anda menganggap diri Anda serius, orang lain juga akan melakukannya.

Tip

• Hubungi penerima jika dia belum menanggapi surat permintaan Anda dalam waktu lima hari kerja.