Menulis Komunikasi Bisnis yang Efektif
Jika Anda pernah menerima memo yang penuh kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa, Anda mungkin cenderung mengabaikan pesan di memo itu. Atau, jika memo itu terlalu panjang dan tidak menguraikan tugas yang ada dengan cara yang tepat dan jelas, Anda akan bingung tentang apa yang diharapkan dari Anda dan rekan tim Anda. Menulis bisnis yang efektif sama pentingnya dengan komunikasi lisan dan dapat memengaruhi produktivitas dan laba.
Kenali Audiens Anda
Dokumen langkah demi langkah terperinci untuk rencana proyek akan ditulis secara berbeda dari surat penjualan yang dikirimkan ke daftar prospek. Kunci pertama untuk penulisan bisnis yang sukses adalah untuk mengetahui audiens Anda. Ini tidak hanya memengaruhi kata-kata aktual yang akan Anda gunakan, tetapi juga nada dari apa yang Anda tulis. Nada rencana terperinci akan ringkas, logis, dan to-the-point. Surat penjualan akan lebih emosional dan lebih persuasif.
Format
Perangkat lunak pengolah kata dan spreadsheet telah membuat banyak format penulisan tersedia bagi penulis bisnis. Pilihan format penting dan dapat membantu Anda mengkomunikasikan pesan Anda dengan lebih baik. Rencana proyek kemungkinan besar akan dikomunikasikan, setidaknya sebagian, dengan menggunakan spreadsheet, sedangkan surat penjualan biasanya tidak lebih dari satu halaman dan ditempatkan pada kop surat perusahaan.
Komposisi dan Gaya
Ketika Anda benar-benar mulai menulis, ada pertimbangan komposisi dan gaya yang membantu prosesnya. Membuat garis besar - terutama berguna jika Anda menulis dokumen panjang - membantu memecah tugas Anda menjadi bagian-bagian informasi yang dapat dikelola yang pada akhirnya lebih mudah dibaca oleh audiens Anda. Gunakan bahasa sederhana yang dapat dimengerti oleh semua orang yang membaca karya Anda. Pastikan tema utama Anda tidak hilang dalam retorika Anda. Semua yang Anda tulis harus mendukung tema utama sehingga pesan Anda tidak hilang.
Dokumen Ramah Pembaca
Paragraf pendek berkomunikasi lebih baik daripada paragraf yang lebih panjang dan tajuk perlu menarik perhatian pembaca Anda. Menambahkan grafik dan bagan, sekali lagi mudah dengan perangkat lunak saat ini, memecah teks dan menambah pemahaman.
Perhatikan Tata Bahasa Anda
Tidak ada yang terlihat lebih tidak profesional daripada dokumen dengan kesalahan tata bahasa dan kesalahan ejaan. Bahkan dengan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa dalam program perangkat lunak saat ini, mudah untuk memiliki kesalahan dalam dokumen yang mengurangi pesan dokumen. Pastikan Anda membaca apa yang telah Anda tulis dari perspektif pembaca Anda dan pastikan itu adalah huruf yang sempurna. Periksa ambiguitas juga. Bahasa yang jelas dan langsung membantu memastikan bahwa pesan Anda akan dipahami.