Cara Menulis Surat Bisnis Pengantar

Dalam dunia komunikasi elektronik instan saat ini, surat bisnis kuno sering diabaikan. Pitch penjualan yang ditulis dengan baik atau pengantar yang disajikan pada kop surat Anda dapat menonjol di atas meja, membuat koneksi yang lebih pribadi dengan klien potensial dan lebih baik mengirimkan pesan Anda daripada satu email lagi menjejalkan kotak masuk eksekutif yang sibuk. Memahami elemen-elemen penting dari surat bisnis dapat membantu Anda membuat perkenalan yang lebih baik, menyampaikan maksud Anda dengan cepat dan efektif, dan membantu Anda dengan klien atau pelanggan baru.

Atur Pesan Anda

Langkah pertama dalam menulis surat yang memperkenalkan diri Anda kepada mitra bisnis potensial melibatkan mengatur apa yang akan Anda sertakan dalam surat itu dan memutuskan dalam urutan apa Anda akan menyajikan informasi Anda. Pikirkan alasan penerima surat Anda ingin membacanya, daripada mengapa Anda ingin mengirimkannya. Ini berarti menentukan manfaat yang dapat diperoleh pelanggan potensial Anda dari bekerja dengan Anda, daripada menghadirkan fitur atau harga produk Anda. Beri peringkat elemen-elemen informasi yang ingin Anda sertakan sehingga Anda tahu harus meninggalkan apa jika surat Anda mulai terlalu panjang. Cobalah batasi surat Anda hingga satu halaman untuk mencegah terlalu banyak menyajikan informasi.

Pembukaan

Mulailah dengan kalimat yang memberi dampak kuat dan membuat pembaca ingin menemukan informasi yang Anda miliki untuknya. Ini dapat mencakup mengajukan pertanyaan yang hanya dapat dijawab sesuai keinginan Anda, seperti, “Apakah Anda ingin mengurangi biaya pengiriman hingga 15 persen?” Anda mungkin mulai dengan statistik, “Lebih dari 80 persen pemilik usaha kecil membayar terlalu banyak untuk pengiriman dengan alasan yang sama. ”Kalimat utama Anda harus menunjukkan kebutuhan atau masalah yang dimiliki pembaca, yang ingin terus menemukan solusi yang Anda tawarkan. Pertahankan paragraf pembuka Anda menjadi dua atau tiga kalimat pendek yang membuat satu, poin umum, tetapi tidak memberikan jawaban. Jangan membuat kesalahan dengan membuka surat yang berbicara tentang diri Anda: "Selama lebih dari 25 tahun, ABC Co. telah melayani wilayah metro ..."

Hadir Manfaat Anda

Setelah Anda menarik minat pembaca dengan menunjukkan suatu kebutuhan atau masalah, tawarkan solusi konkret. Buatlah sespesifik mungkin dengan situasi pembaca. Katakan bagaimana Anda menawarkan solusinya, dan berikan contoh perusahaan serupa yang Anda bantu. Biarkan bagian ini singkat - semakin sedikit informasi yang Anda berikan, semakin banyak pembaca harus menelepon Anda. Sajikan informasi yang cukup untuk meyakinkan pembaca bahwa Anda dapat menyelesaikan masalahnya, tetapi jangan merinci bagaimana caranya. Tujuan surat Anda adalah untuk menghasilkan panggilan penjualan di mana Anda dapat membuat presentasi yang lebih rinci.

Panggilan untuk bertindak

Selesaikan isi surat Anda dengan ajakan untuk bertindak. Katakan kepada pembaca Anda ingin berbicara dengannya minggu ini dan katakan padanya Anda akan memanggil asistennya untuk menjadwalkan waktu untuk berkumpul. Arahkan pembaca ke situs web Anda dan berikan nomor telepon Anda jika ia menginginkan lebih banyak informasi lebih cepat daripada nanti. Jangan serahkan kepada pelanggan untuk menghubungi Anda "jika tertarik." Surat Anda harus menjelaskan bahwa pembaca harus tertarik dan harus mendapatkan informasi lebih lanjut.

Tambahkan Postscript

Selesaikan setiap surat pengantar dengan pesan tambahan. Ini menonjol pada halaman dan banyak pembaca tertarik sebelum mereka mulai membaca bagian utama surat itu. Jangan menjadikan ini saluran pembuangan, seperti, "Saya tak sabar untuk berbicara dengan Anda." Sertakan sepotong informasi yang ingin Anda menonjol, seperti, "Truk pengiriman kami menggunakan pelacakan GPS untuk memberi Anda 24 / 7 akses ke lokasi pesanan Anda. "