Cara Mendokumentasikan Kesenjangan Kinerja & Strategi Solusi

Sebuah bisnis memperoleh kinerja puncak dengan mencapai hasil terbaik dari upaya yang dilakukan oleh orang-orangnya dan prosesnya. Robert Bacal menulis dalam "Bagaimana Mengelola Kinerja: 24 Pelajaran Untuk Meningkatkan Kinerja, " bahwa kinerja dioptimalkan melalui penerapan metode manajemen kinerja yang mengidentifikasi hambatan untuk kinerja optimal, serta mengembangkan dan menerapkan strategi solusi untuk mengatasi hambatan yang diidentifikasi.

Performa

Kinerja bisnis diukur dengan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang efektif secara operasional dan finansial. Pencapaian efektivitas operasional dan keuangan mensyaratkan bahwa proses bisnis dan produk itu sendiri mematuhi garis dasar atau standar yang diketahui. Standar tersebut memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan akurat, lengkap, dan hemat biaya serta produk yang dihasilkan mematuhi spesifikasi.

Kesenjangan kinerja

Kesenjangan kinerja terjadi jika kinerja saat ini dari proses, unit kerja atau karyawan berbeda dari kinerja yang diinginkan seperti yang tercermin dalam baseline atau standar. Sejumlah masalah dapat menyebabkan kesenjangan kinerja, termasuk penerapan teknologi baru di mana karyawan tidak dilatih untuk beroperasi, masalah persisten dengan ketersediaan komponen produk utama dan ketidakmampuan untuk merekrut karyawan dengan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan kritis. fungsi.

Analisis Kesenjangan Kinerja

Dokumentasi analisis kesenjangan kinerja - apakah fokus analisisnya adalah karyawan, aktivitas atau proses - memerlukan identifikasi dan pencatatan standar kinerja untuk karyawan, aktivitas atau proses yang sedang ditinjau, tingkat kinerja yang saat ini dicapai, dan spesifikasi dari "celah" antara tingkat kinerja saat ini dan tingkat kinerja yang diinginkan. Baseline kinerja ditentukan dengan memeriksa tujuan organisasi; kegiatan aktual yang harus berhasil dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut; standar yang ada yang memandu kinerja kegiatan; keterampilan karyawan dan / atau kemampuan operasional yang diperlukan untuk melakukan kegiatan; dan kendala yang berkaitan dengan kegiatan seperti peraturan pemerintah. Kegiatan atau proses yang saat ini dilakukan kemudian dicatat sebagaimana kemampuan operasional organisasi dan keahlian individu karyawan yang melakukan kegiatan. Sebagai contoh, untuk mencatat aktivitas kerja karyawan dapat diamati, kuesioner dapat diedarkan atau sampel kerja dapat dievaluasi. “Kesenjangan” antara garis dasar kinerja dan kinerja saat ini kemudian didokumentasikan untuk mengidentifikasi masalah yang harus ditangani dalam strategi solusi. Kesenjangan atau kebutuhan seperti itu mungkin merupakan akibat dari masalah atau defisit, perubahan organisasi atau mandat pemerintah atau legislatif. Misalnya, kesenjangan kinerja mungkin disebabkan oleh masalah proses produksi atau pengenalan teknologi atau peralatan baru, yang mungkin mengidentifikasi kebutuhan akan peralatan baru atau pelatihan karyawan.

Strategi Solusi

Mendokumentasikan strategi solusi membutuhkan prioritas kebutuhan yang diidentifikasi oleh analisis kesenjangan, penentuan penyebab masalah kinerja, proposal solusi yang mungkin, dan deskripsi konsekuensi dari penerapan dan tidak penerapan strategi. Kesenjangan atau kebutuhan diprioritaskan dalam hal dampak terhadap kinerja organisasi. Karakteristik kesenjangan seperti dampak biaya dan mandat hukum dipertimbangkan selama proses penentuan prioritas. Untuk kebutuhan yang paling kritis, sumber kesenjangan diidentifikasi. Misalnya, jika prestasi kerja tidak memadai, karyawan tersebut mungkin tidak menerima pelatihan yang sesuai. Solusi yang memungkinkan untuk kebutuhan kritis kemudian diidentifikasi dan didokumentasikan. Restrukturisasi organisasi dapat mengatasi masalah dengan aliran proses. Biaya implementasi solusi yang diusulkan dibandingkan dengan biaya mempertahankan status quo untuk menentukan kebutuhan dan solusi yang akan dibahas dalam strategi solusi.