Cara Menulis Manual Operasi Karyawan

Manual operasi karyawan sangat berguna ketika melatih karyawan baru, meninjau proses untuk perbaikan, merevisi deskripsi pekerjaan atau mengganti karyawan karena sakit atau pergantian karyawan. Bagi banyak organisasi, menulis manual operasi karyawan akan memakan waktu beberapa hari, jika tidak berminggu-minggu, untuk diselesaikan karena jumlah orang yang terlibat dalam proses dan jumlah operasi untuk dimasukkan dalam manual. Manual operasi berbeda dari buku pegangan karyawan. Buku pedoman karyawan berfokus pada kebijakan dan pedoman tempat kerja sedangkan fokus manual operasi karyawan adalah proses kerja untuk kelompok kerja atau departemen.

1.

Tentukan tujuan manual operasi karyawan perusahaan Anda. Beberapa perusahaan menyiapkan satu manual untuk seluruh organisasi sementara yang lain membangun manual operasi karyawan untuk setiap departemen. Jika perusahaan Anda memiliki beberapa departemen dan basis karyawan yang besar, manual khusus departemen adalah pilihan yang lebih baik. Di sisi lain, jika Anda memiliki perusahaan kecil di mana karyawan sering bekerja secara lintas-fungsi dengan asumsi tugas karyawan di berbagai bidang perusahaan, manual operasi di seluruh perusahaan mungkin lebih bermanfaat.

2.

Dapatkan daftar jabatan dan posisi pekerjaan. Identifikasi karyawan dalam setiap pekerjaan yang dapat memberikan input selama tahap penyusunan. Kumpulkan deskripsi pekerjaan untuk setiap posisi dan urutkan berdasarkan fungsi pekerjaan lalu menurut departemen. Misalnya, pilah semua uraian tugas dukungan administratif dan kemudian urutkan berdasarkan departemen, seperti asisten administrasi untuk bagian penjualan, pembelian, dan eksekutif.

3.

Tinjau setiap deskripsi pekerjaan, pilih fungsi-fungsi penting dari pekerjaan tersebut. Sorot tugas-tugas utama dan jelaskan proses yang digunakan untuk melakukan setiap tugas, termasuk semua sumber daya yang diperlukan untuk setiap tugas pekerjaan. Contoh dari proses asisten administrasi untuk departemen eksekutif akan mencakup posisi yang didukung petahana, seperti chief executive officer, chief operating officer dan chief financial officer. Sumber daya yang diperlukan termasuk akses ke materi file rahasia, data keuangan, dan materi hubungan investor. Detail untuk proses tingkat eksekutif mungkin hanya perlu dimasukkan dalam salinan manual untuk karyawan di departemen itu karena sifat rahasia operasi tingkat eksekutif.

4.

Jadwalkan pertemuan individual dengan seorang karyawan di setiap posisi yang Anda rancang halaman manual operasi. Hindari hanya mengulangi daftar tugas yang terkandung dalam deskripsi pekerjaan karyawan dan sebaliknya berkonsentrasi pada bagaimana melakukan tugas-tugas pekerjaan. Misalnya, jika Anda menulis manual operasi karyawan untuk departemen sumber daya manusia, dapatkan masukan dari karyawan yang melakukan tugas yang terkait dengan rekrutmen dan seleksi, hubungan karyawan, dan kompensasi serta tunjangan. Detail cara memproses karyawan baru, karyawan mana yang terlibat dalam memproses karyawan baru, dan bahan serta dokumentasi yang diperlukan untuk karyawan baru, seperti formulir penyelidikan latar belakang, informasi tes obat, seragam, lencana identifikasi, kunci dan informasi login untuk peralatan komputer.

5.

Dedikasikan bagian dari manual operasi karyawan untuk fungsi-fungsi departemen dan berbagai jenis fungsi antar departemen. Jelaskan proses departemen, seperti sumber daya manusia, penjualan, pengiriman, akuntansi dan bagian lain dari perusahaan, serta fungsi antar departemen, seperti proses pemutusan hubungan kerja dengan karyawan. Manajer perekrutan untuk departemen itu harus menghubungi sumber daya manusia untuk memastikan bahwa file personel karyawan tersedia untuk ditinjau. Manajer perekrutan dan staf sumber daya manusia harus membahas alasan penangguhan atau pemutusan hubungan kerja dan menjadwalkan rapat pemutusan hubungan kerja dengan karyawan setelah membuat keputusan akhir untuk menangguhkan atau menghentikan.

6.

Gunakan kebijaksanaan dan penilaian independen Anda saat menulis dan mendistribusikan manual operasi karyawan. Sementara manajer dan penyelia umumnya harus mengetahui proses untuk departemen yang ditugaskan, Anda mungkin ingin membuat versi lain dari manual operasi untuk karyawan lini depan yang fungsi kerjanya tidak mengharuskan mereka memiliki jenis informasi yang sama yang tersedia untuk penyelia dan manajer .