Cara Menulis Notasi Akun

Ada korelasi antara tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi dan bisnis yang mencapai kesuksesan dan laba tinggi. Untuk alasan itu, banyak bisnis memiliki pusat panggilan di mana pelanggan dapat mengungkapkan kekhawatiran, mengajukan pertanyaan, dan menyelesaikan masalah apa pun yang mereka alami dengan produk atau layanan yang ditawarkan oleh bisnis. Setiap kali seorang pelanggan menelepon, perwakilan yang berbicara dengan pelanggan harus dengan jelas memberi tahu rincian diskusi sehingga bisnis memiliki catatan menyeluruh tentang akun masing-masing pelanggan dan situasi individu.

1.

Jawab panggilan dari pelanggan. Setiap bisnis memiliki perwakilan sapaan spesifiknya sendiri untuk ditujukan kepada pelanggan ketika menjawab panggilan telepon. Dengan nada sopan, gunakan salam yang lebih disukai perusahaan Anda untuk memulai percakapan dengan pelanggan.

2.

Akses akun pelanggan. Perusahaan sering menggunakan nomor akun pelanggan untuk mengambil informasi akun tetapi dalam beberapa kasus, pelanggan mungkin tidak memiliki informasi itu tersedia. Beberapa sistem memungkinkan perwakilan untuk menarik akun pelanggan menggunakan nomor telepon pelanggan.

3.

Verifikasi akun dan pemegang akun. Tanyakan kepada pelanggan untuk informasi adat, seperti empat digit terakhir nomor Jaminan Sosialnya, alamatnya, tanggal lahirnya atau namanya. Setiap perusahaan memiliki metode sendiri untuk memverifikasi akun pelanggan.

4.

Identifikasi pertanyaan atau masalah pelanggan. Jika perlu, luangkan waktu sejenak untuk meninjau notasi masa lalu untuk membiasakan diri dengan situasi pelanggan. Dengarkan dengan seksama penjelasan pelanggan tentang pertanyaan atau kekhawatirannya dan catat.

5.

Atasi masalah pelanggan dan jawab semua pertanyaan. Ambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan Anda telah memuaskan pelanggan. Setiap perusahaan memiliki berbagai metode yang digunakan untuk menangani keluhan pelanggan secara individu. Setelah Anda menyelesaikan masalah, tanyakan kepada pelanggan apakah dia puas dengan cara Anda menangani situasi untuk memastikan kepuasannya.

6.

Lengkapi notasi akun Anda. Notasi akun harus menunjukkan alasan panggilan pelanggan, tindakan yang Anda ambil, dan janji apa pun yang Anda buat kepada pelanggan. Notasi akun yang tepat sangat penting karena memastikan masalah pelanggan terpecahkan dan bahwa ia menerima layanan yang sangat baik. Mereka juga memastikan pengaturan dibuat dan disimpan dan berfungsi sebagai catatan bagi perwakilan masa depan untuk melihat apakah pelanggan menelepon lagi.