Cara Bekerja Dengan Sistem Pengarsipan Tanpa Kertas

Sistem pengarsipan tanpa kertas memiliki banyak manfaat, termasuk menjaga lingkungan dan mengurangi kekacauan di sekitar kantor Anda. Namun, jika Anda tidak terbiasa menyimpan semuanya secara elektronik, mungkin akan sulit untuk melepaskan kertasnya. Anda bahkan mungkin khawatir kehilangan semua data Anda jika file komputer dikompromikan. Mengambil tindakan pencegahan yang tepat saat menggunakan sistem pengarsipan tanpa kertas dapat mengurangi kekhawatiran Anda, sambil juga membantu Anda mengurangi jejak lingkungan Anda.

Beli peralatan yang diperlukan untuk dengan mudah memelihara sistem pengarsipan tanpa kertas. Ini biasanya termasuk komputer, pemindai, hard drive eksternal dan mungkin thumb drive. Mungkin ada perangkat lunak komputer tambahan yang Anda butuhkan, seperti database, sumber daya manusia atau program akuntansi, untuk memproses data secara elektronik.

Atur sistem pengarsipan elektronik Anda dengan cara yang mirip dengan versi kertas Anda. Ini memungkinkan karyawan untuk lebih mudah menemukan file spesifik yang mereka butuhkan. Buat dan bagikan bagan atau peta situs sistem elektronik baru untuk referensi yang mudah. Lakukan sesi pelatihan untuk anggota staf ketika sistem tanpa kertas diberlakukan.

Pindai semua dokumen kertas sehingga ada salinan dalam sistem pengarsipan elektronik. Sistem pengarsipan tanpa kertas kemungkinan berarti bahwa hard copy Anda akan diparut atau didaur ulang; pastikan Anda memiliki versi elektronik sebelum kertas dihancurkan.

Tentukan bagaimana Anda akan mencadangkan file elektronik Anda. Memiliki sistem cadangan kedua, atau bahkan ketiga, dapat memastikan bahwa data Anda tetap aman. Tentukan sistem cadangan sekunder di luar lokasi, yang menyediakan lapisan perlindungan lain jika terjadi kebakaran, banjir, pencurian, atau bencana lainnya. Jika Anda suka, gunakan server atau layanan cadangan berbasis Internet untuk tujuan ini

Dorong staf untuk menghilangkan metode komunikasi kertas, seperti surat dan faks. Gunakan email sebagai metode utama mentransfer dokumen. Hilangkan faks hard copy dengan mengirim dan menerimanya secara elektronik.

Hal-hal yang Dibutuhkan

Komputer
Pemindai
Hard drive eksternal
Drive jempol
Perangkat lunak
Shredder

Kiat

Terapkan kebijakan tanpa kertas dengan tangan yang baik. Pergi tanpa kertas membutuhkan penghentian atau perubahan kebiasaan sehari-hari, dan mungkin perlu sedikit waktu bagi karyawan untuk terbiasa dengan perubahan itu. Tetapkan tanggal beberapa bulan untuk menyelesaikan transisi.
Lacak penggunaan kertas perusahaan setelah beralih ke sistem pengarsipan tanpa kertas. Kirimkan email bulanan kepada staf yang menunjukkan berapa banyak kertas yang telah disimpan perusahaan setiap bulan dengan beralih ke metode baru.