Cara Menggunakan Manajer Kontrak Bisnis Outlook

Sebagai pemilik bisnis, sangat penting untuk melacak kontak Anda, dan terkadang program email sederhana tidak memberikan semua informasi kontak yang Anda butuhkan. Jika Anda menggunakan Outlook 2007, Anda memiliki akses ke add-on khusus yang dirancang untuk memungkinkan pemilik bisnis memanfaatkan setiap kontak. Produk ini disebut Business Contact Manager dan menggunakannya dapat membantu Anda melacak klien Anda, pelanggan Anda dan prospek Anda.

1.

Masuk ke komputer Anda dan instal Business Contact Manager (BCM) untuk Outlook 2007. Setelah produk diinstal, Anda dapat terus menyimpan informasi kontak pribadi Anda di Outlook, tetapi BCM akan memungkinkan untuk melacak informasi kontak bisnis Anda, sehingga memudahkan untuk pisahkan persona email pribadi dan bisnis Anda.

2.

Buka menu Business Contact Manager dan klik "Akun." Buka menu Standar dan klik "Baru." Menambahkan kontak ke BCM memudahkan menemukan klien tertentu untuk menindaklanjuti kiriman dan peluang bisnis baru.

3.

Ketikkan informasi untuk kontak tersebut langsung ke formulir akun. Klik tab "Akun" pada pita Office 2007 dan klik grup "Tindakan". Pilih "Simpan dan Tutup" untuk membuat catatan baru. Pita Office 2007 telah menggantikan bilah menu yang digunakan di versi Microsoft Office sebelumnya. Tampilan pita berbeda dari bilah menu, tetapi fungsinya hampir sama. Lanjutkan menambahkan semua kontak bisnis Anda dengan mengetik informasinya ke dalam formulir akun baru.

4.

Klik pada email untuk secara otomatis menambahkan kontak bisnis dari Outlook. Buka bilah alat Business Contact Manager dan klik "Email auto-link." Fitur tautan otomatis email menyediakan cara cepat dan mudah untuk membuat kontak baru berdasarkan informasi yang ada yang disimpan di Outlook.

5.

Pilih alamat email yang ingin Anda konversi menjadi kontak bisnis dan klik "OK." Ini akan menyimpan alamat email sebagai kontak bisnis baru dalam Business Contact Manager. Alamat email dan nama kontak akan secara otomatis ditambahkan; Anda dapat mengedit catatan untuk menambahkan detail tambahan jika diinginkan.

6.

Klik pada bilah alat Business Contact Manager dan pilih "Business Project" untuk membuat catatan proyek baru. Buka menu Standar dan klik "Baru." Catatan proyek dirancang untuk membantu pemilik bisnis berkolaborasi dalam proyek dan kesepakatan bisnis dengan pihak lain.

7.

Ketikkan informasi proyek langsung ke formulir, lalu klik pada pita Office 2007 dan pilih tab Business Contact Manager. Klik "Tindakan" dan pilih "Simpan dan Tutup."

8.

Buat akun dengan mengklik menu Business Contact Manager dan pilih "Akun." Klik pada "Standar" dan kemudian "Baru." Ketikkan informasi Anda ke dalam formulir akun dan klik grup "Akun" pada pita Office 2007. Klik pada "Tindakan" dan pilih "Simpan dan Tutup." Membuat akun di BCM memberikan nilai nyata bagi staf penjualan dalam Anda saat mereka menindaklanjuti prospek bisnis dan akun saat ini.

9.

Mulai catatan peluang baru dengan mengklik menu Business Contact Manager dan pilih "Peluang." Klik menu "Standar" dan pilih "Baru;" masukkan informasi ke dalam catatan peluang. Klik pada pita Office 2007, pilih "Peluang, " klik pada "Tindakan" dan pilih "Simpan dan Tutup." Catatan peluang dirancang untuk membantu Anda memanfaatkan peluang baru untuk menjual produk dan layanan perusahaan Anda.

10.

Mengimpor data dari daftar distribusi Outlook dengan mengklik menu "File" dan memilih "Impor dan Ekspor." Klik "Business Contact Manager untuk Outlook" dan kemudian "Impor File." Klik "Selanjutnya" dan ubah jenis file menjadi "Daftar kontak Outlook." Klik "Selanjutnya" dan gunakan "Wisaya Impor dan Ekspor Data Bisnis" untuk mengimpor data dari Outlook ke BCM.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Microsoft Office 2007
• Business Contact Manager