Cara Menulis Ringkasan Aktivitas Bisnis

Peristiwa bergerak cukup cepat dalam operasi bisnis Anda sehari-hari. Salah satu cara agar upaya tim Anda terfokus pada arah yang sama adalah melalui penggunaan laporan aktivitas bisnis. Laporan-laporan ini memberi tahu Anda bagaimana kinerja indikator utama untuk perusahaan Anda, membantu Anda membuat keputusan yang tepat.

Informasi Utama

Menulis tentang segala sesuatu yang terjadi di hari biasa akan membuat ringkasan aktivitas Anda - dan produktivitas Anda - terhenti. Pertimbangkan informasi apa yang penting bagi orang lain di perusahaan Anda. Menyewa penata taman baru untuk kantor mungkin tidak penting bagi staf penjualan Anda, tetapi melaporkan pesanan besar dari klien baru akan menjadi perhatian semua orang. Jika Anda di bidang manufaktur, efisiensi produksi mungkin informasi yang berharga untuk dimasukkan dalam ringkasan aktivitas Anda.

Ingat Pemirsa Anda

Menulis ringkasan kegiatan untuk pemegang saham akan mencakup poin yang berbeda dari ringkasan untuk teknisi lapangan. Jika ringkasan Anda ditujukan untuk audiens campuran, pertimbangkan format menggunakan bagian untuk mengatasi setiap departemen. Selain konten, bahasa harus sesuai untuk pembaca. Ringkasan aktivitas untuk perusahaan teknologi tinggi dapat, misalnya, memasukkan lebih banyak jargon komputer daripada ringkasan yang ditujukan untuk kantor dan pabrik dalam bisnis manufaktur.

Berpikir Seperti Seorang Reporter

Ringkasan kegiatan bisnis melaporkan fakta-fakta operasi perusahaan. Sasaran yang tersisa mungkin sulit ketika Anda tenggelam dalam tindakan, jadi cobalah untuk menjaga laporan Anda berdasarkan lima W - siapa, apa, di mana, kapan dan mengapa. Sementara "bagaimana" sering dimasukkan pada akhir daftar itu, mungkin informasi yang tidak perlu dalam ringkasan kegiatan. Memikirkan ringkasan Anda sebagai dokumen historis, hari-hari dalam kehidupan bisnis kecil Anda, dapat membuat tulisan Anda terpusat.

Kirimkan Informasi Anda Secara Efisien

Gunakan kalimat dan paragraf pendek. Membaca laporan membutuhkan waktu yang jauh dari tugas pekerja lainnya, sehingga upaya Anda untuk membuat ringkasan aktivitas Anda tetap fokus mendukung staf Anda. Demikian juga, pembuatan laporan adalah waktu Anda habis. Gunakan template pengolah kata ketika Anda membuat ringkasan aktivitas rutin yang dibaca sebagai laporan bisnis. Pertimbangkan formulir jika Anda meringkas data yang sama secara teratur. Sebagai contoh, mengisi kotak berjudul "Pendapatan Penjualan Mingguan" dan "Unit Rata-rata per Jam" membutuhkan waktu lebih sedikit daripada menulis satu atau dua kalimat untuk setiap laporan.