Cara Membuat Catatan Kaki di Email

Dalam perjalanan bisnis Anda, Anda perlu mengutip email, laporan, dan presentasi lain dalam korespondensi Anda dengan karyawan, pelanggan, dan mitra. Fakta-fakta yang termasuk dalam email Anda harus dicatat untuk mengarahkan pembaca ke lokasi asli fakta. Lampirkan dokumen penting ke email Anda bersama dengan kutipan.

1.

Tentukan apakah fakta yang Anda kutip pantas dikutip. Anda hanya boleh menggunakan kutipan saat menyertakan data atau fakta tertentu. Misalnya, tidak perlu mengutip email spesifik untuk pernyataan, "John setuju untuk mengambil alih tanggung jawab pemasaran untuk proyek tersebut, " tetapi akan perlu mengutip sumber untuk hal berikut: "Jennifer menyatakan bahwa pembelian pelanggan baru turun 24% pada kuartal ini. "

2.

Tunjukkan catatan kaki diikuti dengan menambahkan angka atau simbol setelah fakta yang dinyatakan. Simbol mungkin termasuk salah satu dari lebih banyak tanda bintang, belati atau belati ganda. Sebagai contoh:

Jennifer menyatakan bahwa pembelian pelanggan baru turun 24% pada kuartal ini. *

3.

Sertakan kutipan dari sumber kutipan atau data setelah salam penutupan email Anda. Komunikasi pribadi harus dikutip dengan menggunakan nama dan tanggal sebagai berikut.

* J. Ryan (komunikasi pribadi, 30 Mei 2011).

4.

Sertakan nama file dalam kutipan Anda jika sumber dilampirkan sebagai file.

* J. Ryan (komunikasi pribadi, 30 Mei 2011; dilampirkan sebagai "JRyan_SalesData_30May11.txt").

Peringatan

• Dapatkan izin sebelum mengutip komunikasi pribadi, terutama jika Anda mengutip seseorang di luar perusahaan Anda.