Cara Membangun Kontrol Internal Yang Kuat Atas Nirlaba

Organisasi nirlaba menyediakan layanan manusia dan publik di berbagai bidang. Untuk mendanai layanan dan program, banyak organisasi nirlaba yang meminta dan menerima sumbangan dari masyarakat atau mengajukan hibah dari yayasan dan pemerintah. Kontrol internal yang kuat sangat penting untuk organisasi yang menggunakan uang publik. Kontrol ini membantu mencegah penipuan dan penyalahgunaan dana, dan mereka memainkan peran penting dalam integritas dan akurasi laporan keuangan. Kontrol yang ketat juga membantu nirlaba mencapai rasio yang dapat diterima antara pengeluaran untuk kegiatan program dan alokasi untuk dukungan program.

Otoritas Pengeluaran

Menetapkan izin khusus untuk mengesahkan semua pengeluaran adalah elemen penting untuk mengendalikan proses keuangan organisasi. Di beberapa organisasi, otoritas untuk membeli atau komitmen keuangan memerlukan setidaknya dua tanda tangan. Ini sering berasal dari staf senior, seperti direktur eksekutif organisasi, dan anggota dewan atau kepala keuangan. Pengaturan alternatif yang memberikan kontrol terbatas mencakup perjanjian pembelian dengan batas dolar yang sebelumnya disahkan untuk vendor tertentu. Di bawah pengaturan ini, organisasi menunjuk staf yang berwenang untuk membelanjakan dana. Batas dolar dapat berlaku untuk kategori pengeluaran atau jumlah total pembelian.

Pisahkan Tugas

Organisasi yang berupaya mempertahankan kontrol keuangan yang baik harus memisahkan tugas yang terkait dengan keuangannya, sehingga setiap transaksi keuangan yang masuk dan keluar memerlukan tindakan oleh lebih dari satu orang atau departemen. Segregasi ini menghasilkan cek dan saldo yang mencegah kesalahan dan penipuan. Pisahkan penyimpanan catatan dan dokumentasi untuk pendapatan dan pengeluaran dari otorisasi penerimaan atau pengeluaran dana. Ini sangat penting untuk fungsi organisasi seperti penggajian. Dengan kontrol yang kuat, orang atau departemen yang mengesahkan pekerjaan untuk organisasi tidak memiliki wewenang untuk memproses data penggajian dan mengeluarkan gaji untuk karyawan.

Standar Efisiensi

Melekat dalam misi yang dinyatakan setiap organisasi nirlaba adalah komitmen terhadap pengelolaan dana yang baik yang diterimanya untuk mendukung program-programnya. Charity Navigator menunjukkan bahwa perbedaan dalam biaya operasi untuk nirlaba menghasilkan berbagai rasio pengeluaran, tetapi 70 persen dari nirlaba menghabiskan 75 persen atau lebih dari anggaran mereka untuk kegiatan program, dan 90 persen menghabiskan setidaknya 65 persen. Organisasi yang menghabiskan kurang dari sepertiga dari total anggaran mereka untuk kegiatan program tidak efisien dan mungkin tidak layak mendapatkan kepercayaan publik, menurut pendapat Charity Navigator. Dewan organisasi nirlaba besar dan kecil harus menerapkan kontrol anggaran yang menjaga pengeluaran organisasi untuk kegiatan pendukung jauh di bawah pengeluaran untuk kegiatan program. Tinjauan bulanan dan audit internal reguler atas transaksi keuangan organisasi memungkinkan dewan untuk memantau kepatuhan dengan standar rasio anggaran.

Biaya yang Diijinkan

Anggaran pengeluaran yang disetujui yang secara jelas mengidentifikasi biaya yang diperbolehkan adalah mekanisme kontrol internal yang membantu organisasi nirlaba memenuhi standar efisiensi dan pedoman donor. Ketika organisasi menerima dana publik atau swasta, biaya yang dikenakan untuk hibah harus cocok dengan item baris dalam anggaran yang disediakan organisasi untuk pemberi atau donor. Kantor keuangan organisasi biasanya memiliki tanggung jawab untuk mempertahankan kontrol ketat terhadap item baris. Audit eksternal oleh pihak independen memberikan lapisan pengawasan tambahan yang diperlukan untuk memverifikasi alokasi pengeluaran organisasi ke item baris anggaran yang diijinkan.