Cara Menyusun Faktur

Bagi banyak pemilik usaha kecil, penagihan merupakan tugas administrasi yang paling cepat dilakukan - seperti merobek perban. Diperlukan sebagai faktur mungkin untuk mendapatkan pembayaran, dokumen yang menerjemahkan piutang terbuka ke dalam bisnis berbayar kadang-kadang mengekspos pengusaha gesit ke dunia birokrasi perusahaan yang bergerak lambat. Membuat faktur dengan benar pertama kali membantu mengurangi risiko tertunda A / R atau permintaan oleh vendor untuk mengirimkan kembali faktur yang sudah dikoreksi.

1.

Kembangkan faktur standar untuk perusahaan Anda. Tidak ada templat tunggal yang benar untuk digunakan - Microsoft menawarkan beberapa desain yang berbeda dari Office.com, misalnya - tetapi pastikan desain berisi semua data yang diperlukan oleh pembayar dan mudah dibaca.

2.

Sertakan tanggal faktur dan nomor faktur. Bahkan jika Anda tidak membutuhkan angka yang rumit, perusahaan yang lebih besar bergantung pada mereka untuk melacak faktur mana yang telah dibayarkan.

3.

Berikan informasi yang mengidentifikasi perusahaan Anda. Misalnya, sertakan jalur "kirim ke" yang mengidentifikasi orang atau perusahaan yang kepadanya cek harus dibayar, dengan alamat surat yang tepat. Tambahkan data pengidentifikasi - nomor vendor, data ID pajak, info alamat, dan nomor kontrak, misalnya - yang membantu pembayar untuk menilai validitas faktur.

4.

Ringkas informasi tentang transaksi yang Anda inginkan. Misalnya, jika Anda mengirim widget sebagai respons terhadap pesanan pembelian perusahaan, sertakan nomor PO perusahaan serta tanggal pengiriman produk - termasuk, jika tersedia, nomor pelacakan pengiriman.

5.

Daftar item yang ingin Anda bayar. Sertakan penjelasan yang akurat dan deskriptif dari setiap tagihan, dengan jumlah, harga satuan dan harga perpanjangan akhir. Berikan pengidentifikasi unik, seperti nomor katalog atau kode produk universal, untuk memungkinkan pembayar referensi silang penerimaan produk. Jika Anda merinci layanan, jelaskan sifat dari layanan tersebut dan, jika berguna, penghubung di perusahaan yang dapat menjamin keakuratan biaya.

6.

Hitung subtotal semua item sebagai faktur.

7.

Memproses penyesuaian terhadap subtotal - seperti persentase diskon, pajak, pengiriman atau bunga - kemudian berikan total yang dapat ditagih. Jika Anda menilai pajak, pastikan pembayar tidak bebas pajak dan bahwa Anda secara hukum diizinkan dan wajib memungut pajak penjualan berdasarkan lokasi bisnis Anda dan bisnis yang Anda faktur.

8.

Tentukan ketentuan pembayaran. Sebagian besar faktur bisnis adalah "net 30, " yang berarti faktur tersebut harus dibayar penuh dalam waktu 30 hari sejak diterimanya. Beberapa usaha kecil menawarkan bujukan, seperti diskon 5 persen untuk pembayaran dalam 15 hari. Pastikan ketentuan faktur diidentifikasi dengan jelas jika belum dicakup oleh kontrak.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Catatan akurat tentang semua item yang akan Anda faktur

Tip

• Tentukan apakah unit bisnis yang berbeda untuk satu vendor akan menyetujui berbagai bagian dari faktur terbuka Anda. Jika demikian, tanyakan apakah masuk akal untuk mengirimkan beberapa faktur yang lebih kecil untuk merampingkan proses persetujuan dan mengurangi risiko bahwa satu pertanyaan dapat menunda pembayaran pada seluruh batch A / R terbuka.

Peringatan

• Beberapa perusahaan besar mendigitalkan faktur yang masuk. Jika komputer tidak memenuhi bidang yang diperlukan, maka pembayaran dapat secara substansial tertunda. Untuk alasan itu, selalu bijaksana untuk mengirimkan faktur yang dibuat komputer atau diketik dan untuk memeriksa dengan klien untuk menentukan apakah perusahaan memerlukan elemen atau format data tertentu. Mematuhi sistem faktur klien bahkan jika itu bertentangan dengan templat Anda sendiri terkadang diterjemahkan menjadi pos-pos tunai yang dipercepat.
• Ikuti persyaratan yang digariskan oleh Pabean dan Penegakan Perbatasan AS untuk mendokumentasikan barang yang melintasi Amerika Serikat yang harus menghapus bea cukai.