Lima Fitur Umum Sistem Pengendalian Internal Bisnis

Realitas malang kehidupan bisnis adalah bahwa perusahaan, besar dan kecil, perlu waspada terhadap penipuan. Salah satu cara yang dapat Anda lakukan adalah melalui sistem kontrol internal, yang mengacu pada langkah-langkah yang dapat diambil bisnis Anda untuk mendeteksi dan mencegah aktivitas penipuan oleh manajemen dan karyawan. Proses dimulai dengan evaluasi faktor-faktor risiko Anda, sebelum memutuskan langkah-langkah apa yang dapat Anda ambil untuk mengurangi risiko penipuan.

Tip

• Sistem kontrol internal melindungi terhadap kecurangan manajer dan karyawan di sebuah perusahaan, dan mencakup fokus pada integritas manajemen, kompetensi karyawan, penyimpanan catatan, tugas-tugas terpisah, dan perlindungan sistem lainnya.

Mengkomunikasikan Integritas Manajemen

Karakter moral manajer di bisnis Anda menetapkan nada keseluruhan untuk tempat kerja, tetapi prosedur khusus diperlukan untuk mengomunikasikan harapan tentang cara yang tepat untuk menjalankan bisnis. Integritas manajemen dikomunikasikan kepada pekerja melalui buku pegangan karyawan dan manual prosedural. Publikasi yang sama ini juga memberi karyawan pelatihan yang diperlukan tentang kebijakan perusahaan dan perilaku yang diharapkan. Namun, penegakan kebijakan manajemen yang berkaitan dengan keamanan finansial dan menghindari penipuan adalah indikator utama komitmen organisasi terhadap sistem pengendalian internal yang sukses.

Mempertahankan Tenaga yang Kompeten

Merekrut dan mempertahankan personel yang kompeten membantu bisnis dengan benar mencatat transaksi akuntansi dari tahun ke tahun dengan memberikan konsistensi. Seorang akuntan yang kurang terlatih, misalnya, dapat membuat entri yang salah yang bisa merupakan kesalahan yang tidak bersalah atau dapat memiliki penampilan penipuan. Dalam kedua kasus, entri yang salah harus dihindari sedapat mungkin.

Retensi karyawan meningkatkan komparabilitas catatan keuangan dari tahun ke tahun. Selain itu, kepercayaan auditor terhadap catatan akuntansi yang mendasarinya meningkat ketika ia mengamati keandalan personel organisasi. Hal ini pada gilirannya mengurangi penilaian auditor terhadap risiko salah saji material dalam laporan keuangan entitas.

Pemisahan tugas

Pemisahan tugas yang tepat adalah komponen penting dari pengendalian internal karena mengurangi risiko kesalahan dan tindakan yang tidak pantas. Sistem yang efektif memisahkan fungsi otoritatif, akuntansi dan kustodian. Misalnya, satu karyawan membuka surat masuk, yang kedua menyiapkan slip setoran untuk kwitansi harian, sementara yang ketiga menyetor kwitansi di bank. Jenis pemisahan tugas ini mencegah peluang setiap karyawan harus menyelewengkan dana yang masuk.

Pemeliharaan Catatan

Menyimpan catatan yang sesuai memastikan bahwa ada dokumentasi untuk setiap transaksi bisnis. Manajemen arsip melibatkan penyimpanan, penjagaan, dan akhirnya penghancuran catatan berwujud atau elektronik. Redundansi sistem penting; cadangan yang tepat menghalangi seorang karyawan atau manajer untuk menciptakan transaksi hantu dalam catatan akuntansi yang mendasarinya. Program manajemen catatan yang baik mengurangi biaya pengoperasian, meningkatkan efisiensi, dan meminimalkan risiko litigasi.

Perlindungan Fisik dan Tidak berwujud

Perlindungan menjaga personil yang tidak berwenang mengakses aset perusahaan yang berharga. Perlindungan bersifat fisik, seperti kunci di pintu, atau tidak berwujud, seperti kata sandi perangkat lunak komputer, dan merupakan fitur yang diperlukan dari sistem kontrol internal organisasi. Banyak pemilik bisnis yang secara naluriah melindungi persediaan, uang tunai, dan persediaan. Namun, cek kosong, kop surat perusahaan, dan stempel tanda tangan adalah barang yang memerlukan perlindungan tetapi biasanya diabaikan.