Bagaimana cara menulis Rencana Kontrol Kualitas / Jaminan Kualitas?

Jaminan kualitas, atau kontrol kualitas, mengevaluasi dan memodifikasi prosedur organisasi untuk memastikan mereka memberikan hasil yang diinginkan. Rencana jaminan kualitas harus mencakup struktur organisasi, perincian tentang tanggung jawab masing-masing karyawan, dan kualifikasi yang dibutuhkan karyawan untuk memenuhi tanggung jawab tersebut. Rencana QA juga menentukan persyaratan untuk pemasok, dan bahan yang mereka kirimkan. Ini menentukan pengujian produk yang memadai, dan mengumpan balik hasil pengujian dan keluhan pelanggan untuk memecahkan masalah dan mendorong peningkatan di seluruh organisasi. Usaha kecil menggunakan jaminan kualitas untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Organisasi

Bagan organisasi dengan uraian tugas yang terperinci adalah persyaratan dasar penjaminan kualitas. Untuk memasukkan satu dalam rencana jaminan kualitas Anda, tulis deskripsi pekerjaan yang mencakup kualifikasi dan pelatihan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas yang ditentukan. Rencana tersebut harus mencakup persyaratan untuk dokumentasi tentang pelatihan aktual dan kualifikasi orang yang memegang posisi tersebut. Posisi orang yang bertanggung jawab atas penjaminan mutu harus mencakup pelatihan yang diperlukan, dokumentasi bahwa pemegang posisi memiliki pelatihan dan jalur pelaporan langsung ke manajemen atas.

Verifikasi Pekerjaan

Rencana jaminan kualitas Anda tidak hanya harus merinci siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas tertentu, tetapi juga harus menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk memeriksa pekerjaan. Dalam bisnis kecil, orang yang melakukan pekerjaan juga diperbolehkan memeriksanya, tetapi ia harus melakukan verifikasi sebagai tugas terpisah, sesuai dengan prosedur terpisah. Dalam organisasi yang lebih besar, karyawan di departemen yang sama dapat memeriksa pekerjaan masing-masing. Tetapi rencana penjaminan kualitas sering menetapkan bahwa, untuk tugas-tugas penting, verifikasi pekerjaan harus dilakukan oleh seseorang yang sangat berkualifikasi dan mungkin menjadi bagian dari departemen penjaminan kualitas yang berbeda.

Menerima bahan

Persyaratan lain dari jaminan kualitas adalah bahwa bahan yang digunakan untuk produksi harus memenuhi spesifikasi untuk pembuatan produk dengan kualitas yang diinginkan. Rencana jaminan kualitas harus menentukan karakteristik bahan yang dibeli. Rencana tersebut menetapkan tugas untuk memverifikasi materi yang masuk dan merinci inspeksi yang diperlukan. Bahan yang tidak memenuhi persyaratan dikembalikan.

Kualifikasi Pemasok

Sementara inspektur dapat memverifikasi kecukupan bahan dasar, pengujian peralatan yang rumit setelah diterima seringkali tidak memungkinkan. Sebagai gantinya, rencana kontrol kualitas Anda harus menetapkan standar yang harus dipenuhi calon pemasok sebelum mereka dapat mengajukan penawaran pada suatu kontrak. Misalnya, Anda dapat menentukan standar eksternal seperti ISO 9000, atau mengharuskan organisasi Anda melakukan audit pada setiap pemasok potensial untuk memastikan bahwa prosedur yang dianggap penting untuk keberhasilan rencana kualitas sudah ada. Dalam kedua kasus tersebut, rencana kontrol kualitas harus memiliki daftar pemasok yang memenuhi syarat.

Umpan Balik Kualitas

Sementara rencana jaminan kualitas berusaha memastikan bahwa prosedur yang ada menghasilkan produk yang berkualitas, perusahaan memperoleh manfaat penuh dari inisiatif semacam itu melalui mekanisme umpan balik. Rencana jaminan kualitas Anda menerapkan umpan balik melalui penyelidikan keluhan pelanggan dan koreksi masalah ketidakpatuhan. Tentukan bahwa orang yang bertanggung jawab atas jaminan kualitas menerima salinan semua keluhan pelanggan, kemudian memeriksa untuk melihat apakah mereka merupakan hasil dari ketidakpatuhan dengan rencana jaminan kualitas. Secara internal, jika seseorang yang bertanggung jawab atas suatu tugas memperhatikan bahwa suatu proses tidak sesuai dengan prosedur yang berlaku, ia harus mengeluarkan laporan ketidakpatuhan. Laporan ketidakpatuhan adalah umpan balik yang digunakan untuk melacak masalah kualitas kembali ke asalnya.

Tindakan perbaikan

Rencana tindakan korektif adalah kunci untuk memecahkan masalah kualitas dan menentukan cara menanganinya. Rencana jaminan kualitas Anda harus menentukan bahwa orang yang bertanggung jawab atas jaminan kualitas memverifikasi bagaimana ketidakpatuhan berasal ketika dia menerima laporan ketidakpatuhan atau membuat sendiri. Karena rencana jaminan kualitas mendokumentasikan tanggung jawab untuk semua tugas dan tindakan, adalah mungkin untuk mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab atas ketidakpatuhan tersebut.

Dalam paket jaminan kualitas, Anda harus menentukan bahwa suatu kelompok mencoba menemukan solusi yang akan mencegah berulangnya ketidakpatuhan. Grup harus menyertakan perwakilan dari penjaminan mutu, orang yang melakukan pekerjaan dan orang yang memeriksanya. Fakta bahwa orang yang bertanggung jawab atas laporan jaminan kualitas kepada manajemen tingkat atas memastikan bahwa kelompok tersebut memiliki akses ke sumber daya yang diperlukan. Terkadang solusinya mencakup peningkatan pada rencana jaminan kualitas. Seringkali ini mengatasi kesenjangan dalam kontrol kualitas atau prosedur. Ketika perusahaan menerapkan umpan balik seperti itu secara konsisten, hasilnya adalah peningkatan berkelanjutan dalam kinerja perusahaan.