Bagaimana Mendokumentasikan Pertemuan Dengan Bawahan

Pertemuan Anda dengan karyawan dapat memiliki konsekuensi hukum. Jika Anda harus berurusan dengan karyawan yang sulit atau orang yang kinerjanya buruk, Anda harus mendokumentasikan pertemuan Anda untuk menunjukkan langkah-langkah yang telah Anda ambil untuk membantu karyawan itu berkembang. Jika terjadi pemutusan hubungan kerja atau tindakan disipliner, Anda akan memiliki catatan tentang upaya Anda untuk menunjukkan bahwa tindakan Anda didasarkan pada upaya progresif untuk memperbaiki situasi.

Tuliskan Tanggal dan Waktu

Meskipun menulis tanggal dan waktu pertemuan mungkin tampak sepele, informasi ini dapat memiliki dampak besar pada tindakan disiplin dan pemutusan hubungan kerja. Anda harus mencatat kapan pertemuan dengan bawahan berlangsung dan siapa yang hadir. Ini akan menunjukkan ketika Anda mengambil tindakan progresif untuk mengatasi kesulitan yang Anda hadapi dengan seorang karyawan.

Menyimpan Catatan Tujuan

Bagian dari pertemuan Anda dengan seorang karyawan harus mencakup tujuan. Tuliskan tujuan pencapaian dan peningkatan yang Anda tetapkan bersama karyawan, termasuk kriteria untuk mengukur kemajuan menuju tujuan tersebut. Dokumentasi tujuan ini membuktikan bahwa Anda telah berupaya melakukan remediasi dalam upaya mempertahankan karyawan.

Kejadian Dokumen

Ketika insiden negatif terjadi yang melibatkan karyawan Anda yang sulit, buatlah catatan kapan insiden itu terjadi dan tulis deskripsi singkat tentang apa yang terjadi. Tangani catatan-catatan ini saat bertemu dengan bawahan, dan buat catatan tambahan tentang reaksi karyawan terhadap Anda mengemukakan insiden.

Daftar Solusi yang Ditawarkan Karyawan

Mintalah solusi dari karyawan selama rapat. Tuliskan saran karyawan untuk solusi. Jika orang ini tidak menindaklanjuti saran tersebut, Anda akan memiliki dokumentasi tentang kegagalan karyawan untuk melakukan upaya yang diperlukan.

Membuat Peringatan Tertulis

Jika Anda harus memperingatkan karyawan saat rapat, buat catatan peringatan di catatan rapat. Meskipun Anda mungkin juga meminta karyawan menandatangani dokumen yang mengakui rapat, entri Anda dalam catatan rapat akan mendukung klaim Anda bahwa Anda memberi pemberitahuan kepada karyawan tentang disiplin yang akan datang atau pemberhentian jika Anda tidak melihat perubahan perilaku.

Kutip Kebijakan dan Peraturan Perusahaan

Dalam perselisihan dengan seorang karyawan, salah satu masalah utama adalah apakah Anda berurusan secara adil dalam menerapkan aturan. Selama pertemuan Anda, kutip aturan dan kebijakan yang Anda ikuti ketika berurusan dengan karyawan. Tuliskan sumber pedoman itu dan tunjukkan bahwa Anda mengikuti mereka.