Bagaimana saya secara efektif mengambil risalah rapat?

Risalah rapat digunakan untuk mengingatkan mereka yang menghadiri sesi tentang keputusan penting, jadwal, proyek, ide dan informasi lain yang diberikan selama pertemuan. Saat mengambil risalah rapat, dengarkan dengan cermat setiap peserta dan catat ide, keputusan, atau poin penting yang ditawarkan. Buat templat menit rapat terlebih dahulu agar Anda dapat membuat catatan terorganisir untuk setiap topik yang dibahas. Ajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi masalah yang membingungkan selama dan setelah pertemuan. Kompilasi catatan Anda menjadi risalah rapat resmi sementara rapat masih segar di ingatan Anda.

1.

Kompilasi informasi latar belakang sebelum rapat untuk lebih memahami topik rapat. Mintalah salinan presentasi slide, selebaran, dan materi lain dari pembicara di muka. Buatlah daftar orang-orang yang menghadiri pertemuan atau berikan lembar kehadiran di sekitar selama pertemuan sehingga Anda dapat memasukkan nama-nama tersebut dalam risalah rapat resmi.

2.

Buat templat rapat yang mencakup ruang untuk waktu dan tanggal rapat, tujuan, nama fasilitator, dan durasi rapat. Isi informasi ini sebelum dimulainya pertemuan. Juga sakit dalam durasi pertemuan di akhir. Tuliskan setiap topik diskusi dan sediakan ruang yang cukup untuk membuat catatan. Nomor templat halaman untuk menghindari kebingungan saat membuat menit pertemuan resmi. Buat templat rapat di atas kertas atau dokumen pengolah kata elektronik jika membuat catatan menggunakan komputer laptop.

3.

Dengarkan baik-baik selama pertemuan. Catat informasi yang berkaitan dengan setiap topik di bagian yang sesuai pada templat Anda. Hanya sertakan informasi terkait, termasuk saran, keluhan, dan resolusi bersama dengan nama-nama mereka yang terlibat aktif dalam percakapan. Sertakan poin-poin penting yang dibuat selama presentasi. Rekam tugas baru, ide pengembangan produk, jadwal penyelesaian proyek dan buat daftar semua keputusan penting yang dibuat.

4.

Tinjau catatan Anda dengan cepat sebelum rapat ditunda. Ajukan pertanyaan tindak lanjut segera saat mereka yang menghadiri pertemuan masih ada untuk mengklarifikasi pertanyaan yang mungkin Anda miliki.

5.

Buat daftar risalah rapat resmi menggunakan catatan dan bahan presentasi yang dikumpulkan selama pertemuan sesegera mungkin. Tinjau risalah rapat dengan peserta atau fasilitator lain untuk menentukan apakah informasi itu akurat dan lengkap. Bagikan notulen rapat resmi kepada mereka yang menghadiri pertemuan.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Template rapat
• Materi presentasi
• Alat perekam

Tip

• Gunakan alat perekam selama presentasi panjang atau rapat dengan banyak pembicara untuk memastikan semua informasi terkait dimasukkan dalam catatan rapat bersama dengan nama-nama mereka yang disajikan.

Peringatan

• Jangan berpartisipasi aktif dalam rapat jika mencatat. Berpartisipasi dalam rapat mengurangi kemampuan Anda untuk mendengarkan dan membuat catatan yang efektif.