Kriteria Baik untuk Digunakan Saat Mengeluarkan Biaya Bisnis untuk Perjalanan

Perjalanan bisnis sering kali merupakan bagian penting dari persyaratan operasional perusahaan. Itu juga bisa menjadi sangat mahal. Mengelola pengeluaran yang mudah lepas kendali membutuhkan kebijakan dan pedoman yang baik. Karyawan memerlukan parameter tentang apa yang bisa dan tidak bisa dibiayai serta batasan biaya tiket pesawat dan hotel. Dengan kebijakan yang berlaku, manajer dapat mencapai pengawasan yang lebih baik sebelum perjalanan dimulai.

Parameter Perumahan

Jika Anda tidak mengatakan sebaliknya, seorang karyawan mungkin memilih akomodasi terbaik yang tersedia. Lagi pula, ia meninggalkan rumah untuk menjalankan bisnis perusahaan - mengapa ia tidak menikmati yang terbaik? Anda dapat membuat karyawan Anda nyaman dan produktif dengan menentukan jenis hotel seperti rantai hotel bisnis tingkat menengah idealnya dalam kisaran $ 89 hingga $ 149 per malam.

Meskipun Anda tidak ingin menjadi terlalu ketat, mengingat beberapa kota memiliki biaya hotel yang lebih tinggi daripada yang lain, tidak ada yang salah dengan menetapkan harapan hotel bisnis yang harganya terjangkau. Banyak perusahaan memberikan daftar jaringan hotel pilihan. Seringkali, rantai ini melayani pelancong bisnis dan termasuk Internet nirkabel gratis dan sarapan ringan dalam harga kamar.

Biaya Makanan

Karyawan yang melakukan perjalanan semalam atau lebih lama harus mengharapkan penggantian makan, tetapi ada batasan pengeluaran yang masuk akal. Banyak bisnis memiliki pedoman untuk berapa banyak karyawan dapat menghabiskan per makanan. Izinkan karyawan Anda untuk makan malam yang menyenangkan, tetapi tidak ada salahnya mengatakan bahwa $ 25 per orang adalah batasnya.

Demikian pula, baik untuk biaya dan kadang-kadang alasan etis dan moral, perusahaan menolak untuk mengganti alkohol dalam makanan karyawan. Beberapa perusahaan mengambil langkah lebih jauh dan menganggap alkohol saat makan siang merupakan pelanggaran kebijakan sumber daya manusia dan kewajiban. Selain itu, karyawan yang melakukan perjalanan selama hari kerja tetapi tanpa menginap harus tidak mengharapkan makanan di perusahaan kecuali Anda melakukan pra-otorisasi kepada mereka.

Hiburan

Menjamu klien dan prospek penjualan adalah biaya yang sah untuk melakukan bisnis. Dalam banyak industri, pergi keluar untuk minum atau makan malam adalah bagian dari bagaimana bisnis dilakukan. Beberapa perusahaan juga mengumpulkan tiket dan perjalanan untuk klien mereka. Namun, tanpa pengawasan, biaya ini dapat dengan mudah lepas kendali.

Anda harus membuat kebijakan yang jelas tentang membeli makanan dan minuman saat bepergian, termasuk panduan tentang berapa banyak yang bisa dihabiskan per orang dan tempat-tempat yang dianggap tidak pantas oleh perusahaan Anda - seperti klub strip atau kasino.

Tiket pesawat

Biaya penerbangan dapat menjadi salah satu biaya yang paling terkontrol. Membeli tiket lebih awal, mengambil penerbangan dengan singgah dan pergi dengan maskapai penerbangan yang memiliki tarif terendah daripada memilih maskapai tertentu dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan. Karyawan yang memesan tiket pesawat sendiri perlu mengetahui harapan Anda tentang cara membeli tiket mereka.

Anda dapat melakukan pengawasan dengan meminta karyawan untuk mendapatkan persetujuan manajerial sebelum melakukan pembelian. Beberapa manajer mengharuskan karyawan untuk mencetak daftar beberapa tiket untuk rute dari situs web perjalanan diskon online untuk melihat bahwa karyawan memilih tarif yang paling tepat.

Pengawasan Komprehensif

Untuk merampingkan proses, menghilangkan beban karyawan dan mencapai pengawasan biaya yang lebih kuat, perusahaan sering memilih untuk memusatkan pemesanan perjalanan mereka. Anda memiliki dua opsi untuk ini - bawa sendiri atau gunakan agen perjalanan bisnis.

Memiliki satu atau dua orang di rumah yang mengatur semua tiket pesawat, hotel dan mobil sewaan membuat semuanya berada di bawah pengawasan ketat manajer. Jika itu terlalu memberatkan atau penggunaan waktu karyawan Anda dengan buruk, ada agen perjalanan yang berspesialisasi dalam membantu perusahaan menemukan penawaran terbaik untuk perjalanan bisnis mereka. Sebelum melakukan pembelian, agensi mengirim email ke manajer yang sesuai untuk otorisasi. Dalam beberapa kasus, perusahaan berdiri untuk berbuat lebih baik dengan mengandalkan keahlian berburu barang murah dari para profesional.