Cara Menyamarkan Nama dan Membuat Laporan SDM Rahasia

Departemen sumber daya manusia adalah penjaga dan penjaga gerbang informasi karyawan, itulah sebabnya mengapa staf SDM memiliki standar kerahasiaan yang lebih tinggi. Ketika staf SDM menghasilkan laporan atau metrik tenaga kerja yang berisi data tentang masing-masing karyawan, penting untuk melindungi informasi pengidentifikasian. Staf SDM menghasilkan sejumlah laporan untuk berbagai keperluan; Oleh karena itu, mereka harus mengembangkan lebih dari satu metode untuk menyamarkan informasi identitas karyawan untuk memastikan kerahasiaan.

Data EEO

Perusahaan yang mempekerjakan 50 pekerja atau lebih dan memiliki setidaknya $ 50.000 bisnis dalam kontrak federal diharuskan untuk memiliki rencana tindakan afirmatif tertulis. Executive Order 11246 juga mengamanatkan pelacakan informasi yang diperoleh dari pelamar dan karyawan, seperti ras, etnis, cacat dan status veteran. Informasi ini disebut data peluang kerja yang setara. Ada dua cara untuk mengumpulkan data EEO: pelaporan agregat dan pelaporan berdasarkan posisi. Nama-nama pelamar dan karyawan tidak diperlukan untuk salah satu dari laporan ini; oleh karena itu, HR dapat dengan mudah menyunting nama atau menggunakan "xxxxx" untuk menyamarkan nama.

Laporan Investigasi SDM

Staf SDM sering melakukan investigasi untuk menyelesaikan masalah-masalah tempat kerja seperti diskriminasi dan pelecehan yang berpotensi melanggar Judul VII Undang-Undang Hak Sipil atau undang-undang lain yang ditegakkan oleh Komisi Kesempatan Kerja yang Setara AS. Semua informasi yang terkait dengan penyelidikan harus dijaga kerahasiaannya sejauh mungkin dan disimpan dalam file yang terpisah dari file pekerjaan biasa. Ketika anggota staf SDM menyelesaikan penyelidikannya, ia biasanya menulis pernyataan yang membela posisi majikan untuk tunduk kepada EEOC. Nama-nama karyawan yang menuduh bahwa perusahaan terlibat dalam praktik ketenagakerjaan yang tidak adil dan nama-nama saksi tidak dapat disamarkan dalam pernyataan posisi perusahaan. Nama-nama karyawan harus diungkapkan kepada EEOC. Namun, jika staf SDM harus mengungkapkan penyelidikan kepada siapa pun di luar EEOC atau departemen SDM, nama-nama karyawan dan saksi dapat disamarkan sebagai "Karyawan yang Mengisi" dan "Saksi No. 1, " "Saksi No. 2" dan seterusnya di. Istilah "membebankan karyawan" tidak asing bagi praktisi SDM.

Pengidentifikasi

Gunakan pengidentifikasi khusus untuk laporan SDM yang biasanya membutuhkan nama karyawan, seperti analisis gaji dan posisi. Ganti nama karyawan dengan pengidentifikasi yang menggabungkan empat digit terakhir dari nomor Jaminan Sosial dan tanggal perekrutan. Misalnya, seorang karyawan yang dipekerjakan pada 15 Desember 2012, dan yang empat digit terakhir dari nomor Jaminan Sosial-nya adalah 5650, Anda dapat menggunakan pengidentifikasi 121520125650 atau 1220125650 jika bulan dan tahun cukup untuk tanggal perekrutan. Jika Anda perlu menganalisis data karyawan untuk analisis gaji berbasis gender, tambahkan M atau F ke pengidentifikasi, kecuali jika program TI Anda hanya mengizinkan nilai numerik. Dalam hal ini, gunakan 0 dan 1 untuk menunjukkan masing-masing karyawan pria dan wanita.

Majikan Multisite

Jika Anda perlu menganalisis data karyawan untuk pekerja di beberapa situs, tetapkan nilai numerik untuk setiap lokasi perusahaan. Anda dapat menetapkan nilai numerik sesuai dengan urutan di mana setiap lokasi mulai beroperasi. Misalnya, jika Anda membuka lokasi di Baltimore, Philadelphia dan Virginia Beach, Anda dapat menggunakan 1, 2 dan 3 setelah pengidentifikasi masing-masing karyawan.

Menangani Laporan SDM

Sangat penting bagi Anda untuk menjaga hak atas data karyawan dan mengungkapkannya hanya berdasarkan kebutuhan. Jika data SDM Anda adalah elektronik dan laporan harus dibuat oleh seseorang di luar departemen SDM, seperti staf TI, pastikan Anda meminta manajer TI untuk menangani penugasan pekerjaan ke salah satu anggota stafnya yang berhati-hati dalam menyembunyikan identitas karyawan. informasi. Juga, pertimbangkan untuk menggunakan proteksi kata sandi dan mengunci stasiun kerja dan lemari arsip untuk menjaga kerahasiaan laporan SDM, saran David Eisner, presiden IT dan penyedia dukungan jaringan Dataprise, pada Agustus 2011-nya, artikel berjudul "Jangan dan Jangan Jangan Menjaga Kerahasiaan Data Karyawan Aman "di situs web Infobox. Demikian juga, karyawan di departemen SDM tanpa perlu mengetahui informasi karyawan tertentu - seperti asisten SDM yang hanya bertugas menyapa pelamar dan menjawab telepon - tidak boleh menangani data karyawan yang sensitif.